التحديات

مع نمو شركة إدارة الأصول، واصلت فرق العمليات والامتثال فيها التعامل مع مسؤوليات عالية المخاطر — مثل إعداد التقارير التنظيمية، ودقة التسوية، وفحوصات المخاطر، والاستعداد للتدقيق. على الرغم من ذلك، كانت مساهماتهم غير مرئية إلى حد كبير. كان التقدير غير متسق، وكانت إجراءات المكافآت يدوية، وشعر الموظفون بانفصالهم عن المهمة الأكبر للشركة.

أدركت القيادة الحاجة إلى نظام تقدير منظم وشفاف وفي الوقت المناسب من شأنه أن يسلط الضوء على التميز وراء الكواليس ويساعد على تحسين الروح المعنوية عبر فرق الدعم الحيوية هذه.

ومن بين التحديات الرئيسية ما يلي:

• لا يوجد تقدير منظم: كان التقدير نادراً ويحدث في الغالب خلال الدورات السنوية.
• انخفاض الروح المعنوية: شعرت فرق العمليات والامتثال بأنها غير مقدرة على الرغم من تحملها مسؤوليات رئيسية.
• معالجة المكافآت يدويًا: كان قسم الموارد البشرية يتولى عملية التقدير باستخدام جداول البيانات، مما أدى إلى حدوث تأخيرات وتضارب في المعالجة.
• شفافية محدودة: لم يكن لدى الموظفين رؤية في الوقت الفعلي للمكافآت أو تقدير الزملاء.
• انخفاض المشاركة: أدى عدم وجود حلقات تغذية راجعة إلى انخفاض الحافز وزيادة الاستنزاف.

الأشخاص المعنيون

• فرق العمليات والامتثال: إدارة دقة المعاملات والتسوية وإعداد التقارير والالتزام باللوائح التنظيمية.
• فرق الموارد البشرية وعمليات الموظفين: إدارة المكافآت وسير عمل الموافقات وحملات التقدير.
• رؤساء الأقسام والقيادة: رعاية مبادرات المشاركة ومراقبة مقاييس التقدير.
• فرق التميز في العمليات: دعمت عملية تخطيط سير العمل والتحسينات ومحفزات التعرف على الإنجازات المهمة.

إعداد المنصة وتنفيذها

قامت AMC بتطبيق مجموعة أدوات التقدير والمشاركة Xoxodayلأتمتة سير العمل، وتوفير رؤية منظمة، وخلق ثقافة تقدير أكثر اتساقًا. وقد ضمن هذا التطبيق الشفافية والحوكمة وإمكانية الوصول على نطاق واسع عبر الفرق.

1. تكامل النظام: مزامنة أنظمة إدارة الموارد البشرية وأنظمة الحضور وأدوات الامتثال مع Xoxoday تحديثات في الوقت الفعلي.
2. تخطيط سير العمل: تحديد المحفزات للمراحل المهمة مثل الأيام الخالية من الأخطاء، والالتزام باتفاقية مستوى الخدمة، وإنجازات التدقيق.
3. ضوابط الوصول القائمة على الأدوار: ضمان حصول المديرين ومسؤولي الموارد البشرية والقيادة على وصول مخصص إلى لوحات المعلومات وميزات إعداد التقارير.
4. إعداد إطار الاعتراف: تم تحديد فئات جديدة بما في ذلك "نجمة الدقة" و"حارس المخاطر" و"التميز في العمليات".
5. سير عمل الموافقة: موافقات آلية متعددة المستويات للترشيحات والمكافآت وتدفقات التقدير الخاصة بالأقسام.
6. التوطين وإمكانية الوصول: تمكين الوصول إلى المنصة عبر الهاتف المحمول والويب لفرق العمليات في الخطوط الأمامية.
7. تفعيل التحليلات: نشر لوحات معلومات لتتبع تكرار التعرف والمشاركة ومشاعر الفريق واسترداد المكافآت.
8. التدريب والتأهيل: عقد جلسات لقادة الموارد البشرية ورؤساء الأقسام لتعزيز التبني والتوافق الثقافي.

الحل

بمجرد إطلاق المنصة، انتقلت الشركة من التقدير المتقطع إلى آلية تقدير شفافة تعمل على مدار الساعة. كان الهدف هو تسليط الضوء على الأدوار التي تعتمد على الدقة، وتعزيز الفخر بالعمل اليومي، وبناء ثقافة يتم فيها الاحتفال بإنجازات العمل بشكل مستمر.

ساعد هذا الحل في تحويل الأعمال الروتينية، التي غالبًا ما تكون غير مرئية، إلى إنجازات واضحة، مع ضمان حصول الموظفين على تقدير مناسب وذو مغزى مرتبط بنتائج الأداء.

تضمنت المكونات الرئيسية للحل ما يلي:

1. نظام الاعتراف الرقمي:
   تمكين الاعترافات بين الأقران، والمدفوعة من قبل المديرين، والآلية في جميع الأقسام. تم تكوين محفزات للإنجازات مثل "100 يوم خالية من الأخطاء"، و"صفر علامات تدقيق"، و"نجمة SLA".
2. مكافآت فورية آلية:
   تمكين المشرفين من مكافأة حل المشكلات ودقة البيانات وابتكار العمليات على الفور. تم إضافة النقاط على الفور إلى محافظ مكافآت الموظفين لسهولة استبدالها.
3. المشاركة التفاعلية:
   أطلقنا جدران التقدير، ولوحات نتائج الفرق، وحملات شهرية ذات مواضيع محددة مثل "أبطال الامتثال" و"نجوم العمليات"، لتشجيع المشاركة والترابط بين الأقسام.
4. استبدال المكافآت المتكامل:
   توفير إمكانية الوصول إلى أكثر من 3000 قسيمة عالمية ومحلية من خلال Xoxoday مما يمنح الموظفين خيارات مكافآت ذات صلة عالية.
5. رؤية الأداء للقيادات:
   تمكين لوحات المعلومات للقيادات لتتبع اتجاهات التقدير والمشاركة على مستوى الأقسام ومقاييس التأثير الثقافي.
6. بناء ثقافة قائمة على الإنجازات:
   تم إدخال نظام تقدير الإنجازات للإنجازات في الخدمة الطويلة، وسلسلة العمليات الخالية من الأخطاء، والتقديمات الجاهزة للتدقيق لتعزيز الأداء المتسق.
7. برامج التعاون بين الفرق:
   تنفيذ حملات مصممة لتقدير التعاون بين الفرق المتعددة خلال دورات التدقيق أو التسويات أو الأحداث التنظيمية.

التأثير

• تقدير الموظفين: أكثر من 50,000 لحظة تقدير تم تسجيلها خلال 12 شهرًا.
• اعتماد البرنامج: تفعيل 72% من الموظفين في غضون ثلاثة أشهر.
• زيادة المشاركة: ارتفعت معدلات المشاركة في الأعمال الإدارية بنسبة 65٪.
• تقليل التناقص: انخفض التناقص في الامتثال وإدارة الأموال بنسبة 22٪.
• رضا الموظفين: تحسن مؤشر eNPS من 27 إلى 30 في غضون ستة أشهر.

لماذا Xoxoday

اختارت AMC Xoxoday توفير تقدير منظم للوظائف التي تظل عادةً خلف الكواليس. كانت المنصات المنافسة تفتقر إلى الأتمتة وعمق التحليلات والرؤية عبر الفرق. Xoxoday إطار عمل موحد للتقدير وإمكانيات المكافأة الفورية وميزات حوكمة قوية، مما يجعلها مثالية للبيئات الخاضعة للتنظيم والتي تعتمد على الدقة مثل إدارة الأصول.

ضمنت مرونة المنصة وإمكانية الوصول إليها عبر الأجهزة المحمولة وقوة السوق فيها اعتمادها على نطاق واسع من قبل فرق العمليات والامتثال.

الخلاصة

من خلال اعتماد Xoxoday بنت AMC ثقافة تقدير شفافة وقابلة للتطوير ومحفزة لعملياتها وقوة العمل الملتزمة بالامتثال. ساعدت سير العمل الآلي، والتقدير القائم على الإنجازات، والرؤى المدعومة بالبيانات الفرق على الشعور بالتقدير والتوافق والتواصل العاطفي مع نتائج المنظمة. في غضون أشهر، شهدت الشركة مشاركة أعلى، ودقة محسنة، وتقليل الاستنزاف، مما يثبت أن التقدير الهادف يمكن أن يحول حتى أكثر الوظائف كثافة في العمليات إلى فرق عالية الأداء ومتحمسة.