التحديات

قبل اعتماد Xoxoday كانت فرق الامتثال والعمليات في شركة التكنولوجيا المالية تعمل في بيئة شديدة الضغط مع جداول زمنية صارمة، وزيادة حجم المعاملات، وتقدير ضئيل لعملها الذي يركز على الدقة. كانت معظم سير العمل يدوية ومجزأة وتستغرق وقتًا طويلاً. لم يؤد ذلك إلى زيادة مخاطر الأخطاء فحسب، بل أدى أيضًا إلى إرهاق تشغيلي وانخفاض المعنويات.

كانت الإدارة بحاجة إلى طريقة منهجية لتعزيز الدقة وتبسيط مهام الامتثال وتقليل النفقات العامة اليدوية والاحتفاء بالعمل ذي التأثير الكبير الذي تقوم به فرق المكاتب الخلفية والذي غالبًا ما يمر دون أن يلاحظه أحد.

ومن بين التحديات الرئيسية ما يلي:

• اعتماد كبير على العمل اليدوي: قضت فرق المخاطر والمعالجة ساعات طويلة في مطابقة البيانات وإعداد تقارير الامتثال يدويًا.
• معدلات الخطأ: أثرت الأخطاء المتكررة في التحقق من صحة البيانات ووضع علامات على المعاملات على أداء اتفاقية مستوى الخدمة والتصعيد.
• تقدير محدود: لم تحظ فرق الدعم الإداري بتقدير يذكر على دقتها أو جهودها في منع الاحتيال أو تقديم التقارير في الوقت المحدد.
• ضغوط الامتثال: أدى النمو السريع في حجم المعاملات إلى زيادة مخاطر حدوث أخطاء في التدقيق وتجاوز المواعيد النهائية.
• انخفاض الروح المعنوية: أدى قلة الوضوح بشأن إنجازات الفريق إلى انخفاض مستوى المشاركة والتحفيز والشعور بالمسؤولية.

الأشخاص المعنيون

• رئيس قسم الامتثال: يشرف على ضوابط المخاطر، والاستعداد للتدقيق، والامتثال للوائح التنظيمية.
• مديرو عمليات المخاطر: تتبع الدقة ومقاييس الكشف عن الاحتيال وأداء اتفاقية مستوى الخدمة.
• مسؤولو الامتثال: التحقق من صحة المعاملات، وإعداد تقارير التدقيق، وإجراء فحوصات مكافحة غسل الأموال/اعرف عميلك.
• فرق المعالجة والتسوية: تتولى مهام التحقق والتسوية وإدارة الاستثناءات اليومية.
• فرق مراقبة الاحتيال: اكتشاف الأنشطة المشبوهة وتصعيد الحالات عالية المخاطر.
• فرق الموارد البشرية والمشاركة: إدارة برامج المكافآت وحوكمة التقدير.
• فرق القيادة والتدقيق: استخدموا لوحات المعلومات لتتبع حالة الامتثال والكفاءة التشغيلية.

إعداد المنصة وتنفيذها

اعتمدت الشركة منصة Xoxodayللامتثال والتعرف على العمليات من أجل أتمتة سير عمل التعرف، وتحسين دقة التتبع، وتعزيز الحافز بين فرق المخاطر والتسوية والمكاتب الخلفية. وجاء طرح المنصة في أعقاب إطار عمل منظم يضع الامتثال في المقام الأول ومصمم خصيصًا للعمليات متعددة المناطق.

1. التكامل مع الأنظمة الأساسية: ربط Xoxoday CRM ومعالجة المعاملات وأنظمة مكافحة غسل الأموال وأدوات الكشف عن الاحتيال لتشغيل التعرف تلقائيًا عند إتمام مهام الامتثال بدقة.
2. تخطيط العمليات: مواءمة محفزات المكافآت مع سير العمل للتسوية، وفحص مكافحة غسل الأموال، وفحص الاحتيال، وإعداد التقارير التنظيمية.
3. الوصول القائم على الأدوار: مستويات رؤية ووصول محددة لفرق العمليات والامتثال والإدارة لحماية البيانات الحساسة.
4. إطار الاعتراف: تم إدخال فئات مثل "نجمة الدقة" و"مدافع المخاطر" و"بطل التدقيق" المرتبطة بمؤشرات أداء قابلة للقياس.
5. مدفوعات متعددة العملات: تم تمكين خيارات المكافآت بالدولار الأمريكي والدولار الكندي — القسائم الرقمية والبطاقات المدفوعة مسبقًا والسلع — للفرق عبر الحدود.
6. لوحة معلومات الامتثال: تم تفعيل لوحات معلومات في الوقت الفعلي لمراقبة الدقة وأداء اتفاقية مستوى الخدمة وتكرار التعرف.
7. رؤى البيانات وإعداد التقارير: أدخلنا التحليلات لتتبع اتجاهات الكشف عن الاحتيال وكفاءة المهام والاستعداد للتدقيق الداخلي والخارجي.
8. تمكين الموظفين: تدريب مسؤولي الامتثال وقادة العمليات على تفسير رؤى البيانات ودفع عجلة التحسين المستمر.

الحل

بمجرد دمج المنصة، تحولت المنظمة نحو ثقافة امتثال أكثر قابلية للقياس وقائمة على التقدير. أصبح كل إنجاز في مجال الدقة، أو اكتشاف مبكر للاحتيال، أو إنجاز مهم في مجال التدقيق مرئيًا ويتم الاحتفال به. لم يؤد ذلك إلى تحسين الروح المعنوية فحسب، بل عزز أيضًا المساءلة والانضباط التشغيلي.

أدى هذا الحل إلى إنشاء إطار عمل موحد يربط التميز في الامتثال مباشرة بالمكافآت والظهور والتحسين المستمر، مما ساعد الفرق على الحفاظ على حافزها مع تحسين أدائها.

تضمنت المكونات الرئيسية للحل ما يلي:

1. التعرف القائم على الدقة: التعرف الآلي للموظفين الذين يحافظون على دقة عالية في مهام التسوية والتحقق من مكافحة غسل الأموال وتقييم المخاطر.
2. معالم بارزة في مجال منع الاحتيال: مكافأة الكشف المبكر عن المعاملات المشبوهة والجهود عالية الجودة في التصدي للاحتيال.
3. حوافز الاستعداد للتدقيق: تم تكريم الفرق التي حققت امتثالاً كاملاً للتدقيق الداخلي والخارجي دون أي استثناءات.
4. تنبيهات ولوحات معلومات في الوقت الفعلي: توفر تقارير مباشرة عن الالتزام باتفاقية مستوى الخدمة (SLA) ودقة الامتثال وتقديم عمليات التدقيق لتعزيز الشفافية.
5. التعاون بين الوظائف المختلفة: تم إدخال نظام مكافآت جماعية شجع على التعاون بين وظائف مكافحة الاحتيال ومكافحة غسل الأموال وعمليات المخاطر.
6. تقدير الابتكار: تم تحفيز الموظفين الذين اقترحوا أفكارًا للأتمتة أو تحسينات في سير العمل أدت إلى تقليل الأخطاء اليدوية.
7. معالم تدريب الامتثال: منح مكافآت صغيرة لإكمال شهادات AML/KYC ودورات تنشيطية ووحدات تحضيرية للتدقيق.
8. الحوكمة الشفافة: ضمان أن تكون جميع محفزات المكافآت والتقديمات وسجلات التدقيق قابلة للتتبع بالكامل ومتوافقة مع الإرشادات التنظيمية.

التأثير

• تحسين الدقة: دقة التحقق من صحة المعاملات بنسبة 99.8٪ عبر سير عمل الامتثال.
• الكشف عن الاحتيال: انخفاض بنسبة 42٪ في حوادث الاحتيال بفضل التحديد والتصعيد الاستباقيين.
• الاستعداد للتدقيق: انخفض وقت التحضير للتدقيق بنسبة 55٪ من خلال سير العمل المتكامل وإعداد التقارير الآلي.
• الكفاءة التشغيلية: انخفض وقت المعالجة من 10 ساعات إلى 6 ساعات لكل دورة مهمة.
• مشاركة الموظفين: زادت المشاركة في التقدير بنسبة 65٪ عبر فرق الامتثال والمخاطر.
• تقديمات الابتكار: زيادة بمقدار 3 أضعاف في مبادرات تحسين العمليات التي يقودها الموظفون.

نقاط البيانات

• أكثر من 4.2 مليون دولار من المعاملات يتم التحقق منها شهريًا من خلال مشغلات المكافآت الآلية
• دقة بنسبة 99.8٪ تم الحفاظ عليها لثلاثة أرباع متتالية
• انخفاض بنسبة 42% في حوادث الاحتيال بعد الأتمتة
• تحضير للتدقيق أسرع بنسبة 55%
• زيادة بمقدار 3 أضعاف في طلبات الاعتراف المدفوعة بالابتكار

لماذا Xoxoday

اختارت شركة التكنولوجيا المالية Xoxoday ربط التميز في الامتثال بأطر عمل قابلة للقياس. كانت الأنظمة المنافسة تفتقر إلى تكامل التدقيق، وتتبع الدقة في الوقت الفعلي، وقدرات التحقق الآلي. Xoxoday المزيج المثالي من شفافية الامتثال، ومكافآت الأداء، وتحفيز الموظفين.

الخلاصة

من خلال اعتماد منصة Xoxodayللامتثال والتعرف على العمليات، بنت شركة التكنولوجيا المالية ثقافة من الدقة والمساءلة والتميز التشغيلي. اكتسبت الفرق رؤية في الوقت الفعلي، وأصبح التعرف فوريًا وقائمًا على البيانات، وأصبحت عمليات التدقيق أكثر قابلية للتنبؤ وأسرع. في غضون أشهر، شهدت المنظمة عددًا أقل من الأخطاء، ودورات امتثال أسرع، وفرقًا متحمسة للغاية ملتزمة بتحقيق النزاهة على نطاق واسع.

‍