التحديات

كان النظام البيئي المتنامي للوسطاء بحاجة إلى هيكلية ووضوح وسرعة. واجهت شركة التأمين تأخيرات وتواصل غير متسق ورؤية محدودة، وهي مشكلات أثرت بشكل مباشر على زخم المبيعات ورضا الشركاء. كما أدى الافتقار إلى الأتمتة إلى صعوبة التوسع مع توسع قنوات الوسطاء الجديدة.

• صرف العمولات يدويًا: تسببت جداول البيانات في حدوث أخطاء متكررة في الدفع، وبطء في الحسابات، ونزاعات متكررة أدت إلى انخفاض الثقة والشفافية.

• رؤية محدودة للوسطاء: لم يكن لدى الوسطاء رؤية في الوقت الفعلي لأدائهم أو تقدم أرباحهم أو جداول الدفع، مما حد من دافعيتهم.

• انخفاض دافع الشركاء: بدون التقدير الرقمي أو المسابقات أو المكافآت القائمة على الإنجازات، لم يكن لدى الوسطاء سوى القليل من نقاط الاتصال التي تحفزهم على الاستمرار في العمل.

• اتصالات غير متصلة: استغرق وصول تحديثات السياسات وتغييرات البرامج وتنبيهات المبيعات وقتًا طويلاً للوصول إلى فرق الوسطاء، مما أثر على الإنتاجية.

• عمليات سير عمل المكافآت المجزأة: كانت المكافآت الداخلية وحوافز الوسطاء وبرامج الشركاء تعمل بشكل منفصل، مما جعل تتبع عائد الاستثمار أمراً صعباً.

• عدم إمكانية الوصول عبر الأجهزة المحمولة: اعتمد الوسطاء على البريد الإلكتروني ومنصات سطح المكتب، دون إمكانية الوصول عبر الأجهزة المحمولة لإجراء عمليات التحقق السريعة أو المشاركة أثناء التنقل.

الأشخاص المعنيون

• مدير شؤون الوسطاء: يعمل على تحسين أداء الوسطاء وتصميم البرامج.

• نائب رئيس قسم الموارد البشرية والعمليات: يشرف على حوكمة العمولات وسير عمل المشاركة.

• مديرو المبيعات الإقليميون: تتبع مبيعات السياسات وحوافز الوسطاء والمدفوعات.

• رؤساء معالجة المطالبات: مراقبة إنجازات الفريق.

• مسؤولو الموارد البشرية: إدارة الميزانيات والموافقات وحملات الاتصال.

الحل

كانت شركة التأمين بحاجة إلى طريقة موحدة وقابلة للتطوير لإدارة العمولات وتحفيز الوسطاء والحفاظ على تماسك الفرق في مختلف المناطق. وقد وفرت المنصة هيكلاً وأتمتة ورؤية في الوقت الفعلي لكل جزء من دورة حياة التعاقد مع الوسطاء. لم يؤد هذا التغيير إلى إزالة الاحتكاك التشغيلي فحسب، بل أدى أيضاً إلى خلق ثقافة قائمة على الأداء مدعومة بالشفافية والأدوات الرقمية المتاحة.

• محرك العمولات الآلي: قامت المنصة بأتمتة جميع قواعد العمولات — من الشرائح الخاصة بالسياسات إلى الاختلافات الجغرافية والمدفوعات المرتبطة بالتجديد. تم تكوين السياسات المعقدة وهياكل الحوافز متعددة الخطوط باستخدام الحساب التلقائي والتحقق الفوري. أدى ذلك إلى تقليل التباينات في المدفوعات، وتعزيز الرقابة على الامتثال، وضمان حصول الوسطاء على مدفوعاتهم بشكل عادل وفي الوقت المحدد.

• تتبع في الوقت الحقيقي عبر الهاتف المحمول: تطبيق للوسطاء يركز على الهاتف المحمول ويقدم لوحات معلومات مباشرة تعرض تقدم مبيعات البوليصات، وجداول الدفع، ومستويات الأداء، وأهلية الحصول على الحوافز. يمكن للوسطاء التحقق من أرقامهم في أي مكان، مما يقلل من الاعتماد على مديري المبيعات ويقضي على التخمينات حول الأرباح.

• برامج الأداء القائمة على الألعاب: استخدمت شركة التأمين لوحات المتصدرين، وتعزيزات التسلسل، وترقيات المستويات، والحوافز القائمة على التحديات لخطوط منتجات محددة. تم ربط شهادات التدريب، والترويج للمنتجات الجديدة، والإنجازات الهامة بالنقاط والمكافآت، مما خلق بيئة تنافسية ومشجعة للوسطاء والوكلاء في جميع المناطق.

• ميزات اتصال متكاملة: تم نقل جميع الاتصالات إلى مركز واحد مركزي مع إشعارات فورية وإعلانات موجهة وتحديثات المنتجات ورسائل الحملات. ضمنت المنصة حصول الوسطاء على معلومات في الوقت المناسب حول إطلاق السياسات والحوافز الجديدة وتوقعات الأداء، مما أدى إلى تقليل التأخير في التنفيذ وتحسين التوافق.

• مدفوعات ومكافآت فورية: تمت معالجة العمولات النقدية والمكافآت والمكافآت غير النقدية تلقائيًا وصرفها من خلال قنوات الدفع الفوري وسوق الاسترداد العالمي. يمكن للوسطاء استبدال النقاط ببطاقات مسبقة الدفع أو قسائم أو تجارب، مما يجعل المكافآت أكثر أهمية ومرونة.

• التقدير الداخلي للفريق: بالإضافة إلى الوسطاء، تم تقدير الفرق الداخلية مثل معالجي المطالبات وفرق الامتثال وموظفي الخدمة في الخطوط الأمامية من خلال آلية تقدير متكاملة. احتفلت سير العمل الآلي بالإنجازات الهامة وتحسينات الجودة والتميز في الخدمة، مما دعم ثقافة أقوى في مكان العمل.

• رؤى وإدارة قائمة على البيانات: وفرت مجموعة تحليلات مركزية لرؤساء الأقسام رؤى واضحة حول دقة المدفوعات واتجاهات الأرباح والأداء حسب المنتج ومقاييس المشاركة. وضمنت الموافقات متعددة المستويات الحوكمة المالية والاستعداد للتدقيق والاتساق عبر كل دورة من دورات الحوافز والعمولات.

• التكامل السلس مع الأنظمة الحالية: تم ربط الحل مع أنظمة CRM وإدارة السياسات و HRMS وأدوات الاتصال مثل MS Teams و Slack. وقد ضمن ذلك مزامنة تحديثات السياسات ومعرفات الوسطاء والتغييرات المستهدفة في الوقت الفعلي، مما أدى إلى تقليل الإدخال اليدوي وإزالة الأعمال المكررة لعمليات الموارد البشرية والمبيعات.

التأثير والعائد على الاستثمار

• زيادة بنسبة 54٪ على أساس سنوي في مشاركة الوسطاء

• 89٪ من الوسطاء والوكلاء يستخدمون المنصة

• 2.1 مليون دولار من العمولات والمكافآت الآلية التي تمت معالجتها

• 93٪ من الوكلاء الجدد أكملوا مراحل التعيين في غضون 30 يومًا

• تقليل الوقت اللازم لحساب المدفوعات وصرفها بنسبة 60%

• تحسن بنسبة 22% في معدل الاحتفاظ بفريق المطالبات

• تنفيذ أكثر من 120 ألف معاملة عمولة ومكافأة

• ارتفاع بنسبة 263٪ في فعاليات التقدير الإداري

• زيادة بنسبة 14٪ في عدد المستخدمين النشطين شهريًا

• 4.6/5 درجة الرضا في استطلاعات الرأي حول الوسطاء

الخلاصة

بفضل منصة Xoxodayأعادت شركة التأمين تعريف مشاركة الوسطاء من خلال تتبع العمولات بشكل شفاف، والحوافز الترفيهية، والوصول عبر الأجهزة المحمولة أولاً. وقد أحدثت لوحات المعلومات في الوقت الفعلي، والتواصل داخل التطبيق، والمدفوعات الفورية تحولاً في طريقة تفاعل الوسطاء مع العلامة التجارية.

في غضون عام واحد، سجلت شركة التأمين زيادة بنسبة 54٪ في المشاركة، وسرعة في صرف المدفوعات، وتحسن في مستوى الرضا لدى الوسطاء والفرق الداخلية، مما يثبت أن الأتمتة والتلعيب والتقدير معًا يدفعان الأداء الحقيقي في توزيع التأمين.