Laten we COVID-19 samen bestrijden met een bedrijfscontinuïteitsplan

Het zijn moeilijke tijden, maar wij zijn de moeilijkste. Dit is hoe een solide bedrijfscontinuïteitsplan je kan helpen de COVID-19 pandemie door te komen

Neem even de tijd om deze notitie te lezen. Dit zal u helpen om door deze moeilijke tijden als gevolg van Covid-19 te navigeren. Dit is belangrijk voor ons allemaal, onze gezinnen, onze klanten, onze investeerders en onze leveranciers. Houd er rekening mee dat alles onzeker is totdat er in de komende weken duidelijkheid komt over de verspreiding van Covid. Daarom kan alles wat hieronder staat veranderen als de situatie verandert. Niemand ter wereld heeft vandaag definitieve antwoorden, en wij ook niet. Om deze moeilijke tijd samen door te komen, is het daarom ook belangrijk dat we collectieve beslissingen nemen waarbij elk lid van de Xoxoday familie betrokken is. Voorkomen is echter beter dan genezen, en laten we daarom collectief alle preventieve maatregelen nemen om deze nieuwe bedreiging voor de mensheid te bestrijden. Buitengewone situaties vragen om buitengewone maatregelen.

Veel van de maatregelen in deze notitie zijn tijdelijk en puur bedoeld om de uitdagingen die Covid-19 heeft gecreëerd succesvol aan te pakken.

1. Gezondheid

Gezondheidmoet je topprioriteit zijn. Zorg voor de gezondheid en het welzijn van jezelf en je gezin. Een goed moment om gezond te gaan eten, hygiënisch te zijn, aan fitness te doen, aan yoga te doen, hard te lopen enz. om je immuunsysteem op peil te houden. Vermijd onnodig reizen en blijf thuis werken, tenzij je op kantoor moet zijn. Ga minder vaak naar het ziekenhuis voor regelmatige controles en stel medische ingrepen uit als ze niet dringend zijn. Als je echter merkt dat je last hebt van symptomen die verband houden met verkoudheid of hoest en die relevant zijn voor de huidige situatie, ga dan onmiddellijk naar een goede dokter. Deze suggesties zijn in lijn met de standpunten die onze premier op 20 maart heeft uitgesproken, maar wees discreet bij het nemen van definitieve beslissingen.

2. Familie

Breng tijd doormet je familie en wees bij hen. Probeer voldoende op de hoogte te blijven van de situatie in de wereld, maar raak niet in paniek en laat je gezin dat ook niet doen. Lees boeken, speel binnen spelletjes, dineer samen, net als vroeger. Wees geen drager van het coronavirus tijdens sociale bijeenkomsten of reizen naar huis.

3. Goede gewoonten

‍Goedegewoonten zoals gezond leven, basisdisciplines zoals sparen, teruggaan naar de basis, het terugdringen van onnodige persoonlijke uitgaven zijn nuttig voor ons allemaal en onze gezinnen. Met beperkte mogelijkheden binnenshuis kun je nieuwe hobby's en gewoonten ontwikkelen, zoals lezen, tijd besteden aan bijscholing, introspectie en deze tijd gebruiken om jezelf zinvol bezig te houden.

4. Wat zijn de economische en marktsituaties

‍COVID-19heeft geleid tot een gedwongen vertraging tot bijna slakkengang op de wereldwijde markten. Er zijn meningen van experts dat het 1 maand tot 2 jaar kan duren voordat deze inzinking weer normaal is. De wereld kan opnieuw een recessie doormaken met gevolgen voor banen, salarissen, consumptie en onnodige uitgaven. Deze impact is echter over de hele wereld gelijk voor iedereen, bijna overal. Daarom zullen de kosten/baten-arbitrageproblemen zich niet voordoen en zal de wereld naar een nieuwe normaliteit evolueren. De wereld zou 1 tot 20 jaar terug kunnen gaan in termen van uitgaven, geld, waarderingen, levensstijl, investeringen, besparingen, consumptiegewoonten enz. Mensen met een goede levensdiscipline op het gebied van levensstijl, sparen en uitgeven zullen in deze periode echter geen problemen ondervinden.

5. Onze sterke punten

Hetbeste aan ons is dat we in het verleden tegenslagen hebben gekend en heel sterk zijn teruggekomen. Omdat we grotendeels op eigen kracht zijn gestart, hebben we de afgelopen 7 jaar moeilijke tijden doorstaan. We hebben een geweldig team dat altijd bereid is om verder te gaan dan wat nodig is. We hebben een groot klantenbestand. Onze inkomsten hebben tot nu toe geen gevolgen ondervonden. We hebben goede relaties met onze klanten, leveranciers, investeerders en de samenleving. Laten we al onze sterke punten benutten.

6. Kansen in tegenspoed

Zezeggen dat moeilijke tijden je niet definiëren, maar verfijnen. De nieuwe economische omstandigheden zullen ook verschillende verborgen kansen bieden. Laten we ze zo snel mogelijk benutten. Laten we deze tijd gebruiken om onze grenzen te verleggen en al het mogelijke te doen om inkomsten te verhogen en kosten te verlagen. Laten we initiatieven die misschien te experimenteel of 'moonshots' zijn, vasthouden of uitstellen. Elke kleine bijdrage van iedereen zal de organisaties helpen. Iets wat je kunt doen -

  • Concentreer je op belangrijke dingen en prioriteiten.
  • Bereid je voor op kansen wanneer de goede tijden terugkomen.
  • Maak een SWOT-analyse, doe introspectie, verbeter en verbeter.
  • Denk verder dan de huidige regels. Stel veronderstellingen in vraag, gebruik Jugaads en denk na over hoe we meer ROI kunnen halen uit alles wat we doen.
  • Wees supersnel en wendbaar. Laten we ons onvermoeibaar inspannen om dingen te laten gebeuren.

7. Thuis en op afstand werken

Julliebetrokkenheid, eigenaarschap en verantwoordelijkheid terwijl jullie WFH deden was geweldig. Laten we zo doorgaan. Hieronder vind je enkele van de best practices voor effectief werken op afstand.

  • Onder WFH en werken op afstand in de Covid regels, doen we alleen aan sociale afstand. Zorg ervoor dat sociale afstand niet leidt tot een sociale breuk.
  • Zorg ervoor dat je thuiswerk serieus neemt, zodat het bedrijf er niet onder lijdt. De balans tussen werk en privé is belangrijk om de productiviteit tijdens de vakantie op peil te houden.
  • Communiceer regelmatig met je teams via chats, e-mails, video's en gesprekken.
  • Dagelijks plannen en rapporteren is belangrijk. Houd doelen, rollen en deliverables duidelijk zodat er geen onduidelijkheid, misverstanden en onrust ontstaat.
  • Gebruik basistools voor projectplanning zoals Hangout, Trello, Zoom, Jira, Slack, CRM, Google Docs, Empuls etc. om effectief samen te werken.
  • Overcommuniceer om twijfels, problemen en vragen te verminderen. Merk op dat gebrek aan communicatie leidt tot verkeerde interpretaties en geruchten, wat leidt tot rampen. Vermijd dergelijke rampen.
  • Vier kleine overwinningen, vergader regelmatig.

Hoe kan ieder van ons bijdragen aan Xoxoday in deze tijden?

  • Ten eerste kan ik u verzekeren dat het managementteam zelf naar deze maatregelen heeft gekeken voordat we een ieder van u de hand reiken. We hebben de toepasselijke controlemaatregelen al voor onszelf ingesteld.
  • Het kost tijd en vertrouwen om teams op te bouwen. We zouden dit team intact houden met pragmatische maar menselijke stappen.
  • Er is geen reden tot paniek. Vertrouw ons, vertrouw het bedrijf en vertrouw elkaar. Op die manier kunnen we niet alleen deze situatie aan, maar bewijzen we ook dat we een competent bedrijf zijn in moeilijke tijden.
  • Wees een ritselaar. Innoveer en stimuleer elkaar. Velen van jullie zijn ondernemers geweest. Velen van jullie hebben in de afgelopen 7 jaar grote moed getoond. Wees sterk, want het zal beter worden.
  • De klant is ons ware noorden. Alles wat we doen moet gericht zijn op één enkel doel: customer delight.
  • Breid je rollen uit als je kunt. Neem contact met ons op als je meer verantwoordelijkheden en multitasking kunt delen.

Wat moet het verkoopteam doen?

  • Zorg ervoor dat je op tijd incasseert. Wees voorzichtig met wanbetalingen.
  • Volg alle verkoopkansen goed op.
  • Upskill jezelf zoveel mogelijk.
  • Positief zijn en gemotiveerd blijven. Identificeer nieuwe inkomstenstromen.
  • Bedien je huidige klanten terwijl je op jacht gaat naar nieuwe klanten. Je klanten hebben nu meer tijd om met je te praten en contact met je op te nemen. Betrek ze proactief door middel van videogesprekken, content, enz.

Wat moeten marketingteams doen?

  • Zoek naar spaarzame manieren, groeimarketing en marketing zonder geld.
  • Vermijd uitgaven aan online of offline media omdat ze nu misschien niet werken.
  • Houd video's, blogs, websites, webinars, e-mailers etc. klaar zodat we er helemaal klaar voor zijn als de economie weer normaal is.
  • Maak gebruik van ruilhandel, partnerschappen die in deze tijden erg prominent zijn.

Wat moeten technische en productteams doen?

  • Probeer snellere releases om dingen in beweging te houden.
  • Go-to-market en iteraties afstemmen.
  • Meet je werk af aan hoe het helpt om inkomsten te genereren.
  • Neem de tijd om meer te leren over het bedrijf en de klanten.
  • Bouw Vs partner. Probeer de marktintroductietijd zo kort mogelijk te houden.

Wat moeten financiële, HR- en ops-teams doen?

  • Controleer kosten en discretionaire uitgaven.
  • Houd informatie transparant voor iedereen in het bedrijf.
  • Alle vragen/problemen voor teams op tijd oplossen om de productiviteit en gezondheid te waarborgen.
  • Voer betere prijsonderhandelingen met je leveranciers.

Wat moeten teams van leveranciers doen?

  • Probeer betere kredietlijnen en prijzen van je leveranciers.
  • Vermijd extra voorraden.
  • Verhoog de inkomsten op verschillende manieren.
  • Leveranciers zullen meer tijd hebben om je meer gewicht en flexibiliteit te geven. Betrek ze proactief door middel van videogesprekken, content, enz.

Wat moeten delivery & customer success teams doen?

  • Help problemen van klanten op tijd op te lossen.
  • Raak niet in paniek door vertragingen die te wijten zijn aan je gezondheid. Als er echte vertragingen zijn die te maken hebben met je gezondheid, kun je dat het beste transparant vertellen. Alle klanten zullen begrijpen dat er door Corona enige impact kan zijn op het beantwoorden van klanten.
  • Beschikbaar zijn voor vragen van klanten volgens onze CS-tijdlijnen.

We bevinden ons al een tijdje in een VUCA-wereld (Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous). Door de uitbraak van het Coronavirus lijkt het wel een VUCA 2-wereld die nog onzekerder is. Onzekerheid zou wel eens het nieuwe normaal kunnen zijn en verandering zou wel eens de nieuwe constante voor een paar kwartalen kunnen zijn.

Darwins eeuwenoude theorie over 'Survival of the fittest' is zeer relevant, of het nu gaat om onze gezondheid, ons talent, onze bedrijfsmodellen of de samenleving als geheel. Moeilijke tijden zullen altijd echte collega's en echte zakelijke fundamenten blootleggen. Ten slotte is een diamant niets anders dan een brok steenkool dat het goed deed onder druk.

We danken jullie voor al jullie steun die ons op de been houdt, ons door moeilijke tijden heen loodst en ons stap voor stap doet groeien. Jullie aanwezigheid geeft een gevoel van vertrouwen en veerkracht dat we er niet alleen voor staan. Ik weet zeker dat het goed gaat met jou en je dierbaren en dat je alle nodige zorg besteedt aan de veiligheid van jezelf en de mensen om je heen.

Manoj Agarwal