Défis

Au fur et à mesure que la société de gestion d'actifs se développait, ses équipes opérationnelles et de conformité continuaient à assumer des responsabilités à haut risque : rapports réglementaires, exactitude des rapprochements, contrôles des risques et préparation aux audits. Malgré cela, leurs contributions étaient largement invisibles. La reconnaissance était inégale, les processus de récompense étaient manuels et les employés se sentaient déconnectés de la mission globale de l'entreprise.

La direction a reconnu la nécessité d'un système de reconnaissance structuré, opportun et transparent qui mettrait en lumière l'excellence du travail accompli en coulisses et contribuerait à améliorer le moral de ces équipes de soutien essentielles.

Les principaux défis étaient les suivants :

• Aucune reconnaissance structurée : les marques d'appréciation étaient rares et se produisaient principalement au cours des cycles annuels.
• Baisse du moral : les équipes chargées des opérations et de la conformité se sentaient sous-estimées malgré leurs responsabilités clés.
• Traitement manuel des récompenses : les RH géraient la reconnaissance à l'aide de feuilles de calcul, ce qui entraînait des retards et des incohérences.
• Transparence limitée : les employés n'avaient pas de visibilité en temps réel sur les récompenses ou les reconnaissances de leurs pairs.
• Baisse de l'engagement : l'absence de boucles de rétroaction a entraîné une baisse de la motivation et une augmentation du taux d'attrition.

Personnes impliquées

• Équipes chargées des opérations et de la conformité : gestion de l'exactitude des transactions, du rapprochement, du reporting et du respect des réglementations.
• Équipes RH et gestion du personnel : gestion des récompenses, des workflows d'approbation et des campagnes de reconnaissance.
• Responsables de département et direction : initiatives d'engagement parrainées et indicateurs de reconnaissance surveillés.
• Équipes chargées de l'excellence des processus : aide à la cartographie des flux de travail, aux améliorations et à la reconnaissance des étapes importantes.

Configuration et mise en œuvre de la plateforme

L'AMC a mis en œuvre la suite de reconnaissance et d'engagement Xoxodayafin d'automatiser les flux de travail, d'introduire une visibilité structurée et de créer une culture de reconnaissance plus cohérente. Le déploiement a garanti la transparence, la gouvernance et une large accessibilité à travers toutes les équipes.

1. Intégration système : synchronisation des systèmes RH, des systèmes de gestion des présences et des outils de conformité avec Xoxoday des mises à jour en temps réel.
2. Cartographie des flux de travail : déclencheurs cartographiés pour les étapes importantes telles que les jours sans erreur, le respect des accords de niveau de service (SLA) et les résultats d'audit.
3. Contrôles d'accès basés sur les rôles : garantie pour les responsables, les RH et la direction d'un accès personnalisé aux tableaux de bord et aux fonctionnalités de reporting.
4. Mise en place d'un cadre de reconnaissance : définition de nouvelles catégories, notamment « Accuracy Star » (étoile de la précision), « Risk Guardian » (gardien des risques) et « Ops Excellence » (excellence opérationnelle).
5. Workflows d'approbation : approbations automatisées à plusieurs niveaux pour les nominations, les récompenses et les processus de reconnaissance spécifiques à chaque service.
6. Localisation et accessibilité : accès à la plateforme via mobile et Internet pour les équipes opérationnelles de première ligne.
7. Activation des analyses : déploiement de tableaux de bord pour suivre la fréquence de reconnaissance, la participation, le sentiment de l'équipe et l'utilisation des récompenses.
8. Formation et intégration : Organisation de sessions destinées aux responsables RH et aux chefs de service afin de favoriser l'adoption et l'alignement culturel.

La solution

Une fois la plateforme mise en service, l'entreprise est passée d'une appréciation sporadique à un moteur de reconnaissance transparent et permanent. L'objectif était de mettre en avant les rôles axés sur la précision, de renforcer la fierté dans le travail quotidien et de créer une culture où les étapes opérationnelles importantes étaient célébrées de manière cohérente.

Cette solution a permis de transformer un travail routinier, souvent invisible, en réalisations visibles, tout en garantissant aux employés une reconnaissance opportune et significative liée à leurs résultats.

Les principaux éléments de la solution comprenaient :

1. Écosystème de reconnaissance numérique :
   Reconnaissances automatisées, entre pairs et par les responsables, dans tous les services. Déclencheurs configurés pour des réalisations telles que « 100 jours sans erreur », « zéro signalement d'audit » et « SLA star ».
2. Récompenses ponctuelles automatisées :
   Les superviseurs ont désormais la possibilité de récompenser instantanément la résolution de problèmes, l'exactitude des données et l'innovation en matière de processus. Les points sont crédités instantanément sur le portefeuille de récompenses des employés, ce qui facilite leur utilisation.
3. Engagement ludique :
   Lancement de murs d'appréciation, de classements par équipe et de campagnes thématiques mensuelles telles que « Compliance Champions » (Champions de la conformité) et « Ops Stars » (Stars des opérations), encourageant la participation et la camaraderie entre les services.
4. Échange intégré des récompenses :
   Accès à plus de 3 000 bons d'achat internationaux et locaux via Xoxoday , offrant aux employés un choix de récompenses très pertinentes.
5. Visibilité des performances pour les dirigeants :
   Tableaux de bord permettant aux dirigeants de suivre les tendances en matière de reconnaissance, la participation par service et les indicateurs d'impact culturel.
6. Création d'une culture axée sur les étapes importantes :
   Introduction d'une reconnaissance des étapes importantes pour les longues années de service, les séries d'opérations sans erreur et les soumissions prêtes pour l'audit afin de renforcer la cohérence des performances.
7. Programmes de collaboration inter-équipes :
   A mené des campagnes visant à reconnaître la collaboration entre plusieurs équipes lors des cycles d'audit, des rapprochements ou des événements réglementaires.

Impact

• Reconnaissance des employés : plus de 50 000 moments de reconnaissance enregistrés en 12 mois.
• Adoption du programme : 72 % des employés ont adhéré au programme dans les trois mois.
• Augmentation de l'engagement : les scores d'engagement du back-office ont augmenté de 65 %.
• Réduction de l'attrition : l'attrition liée à la conformité et à l'administration des fonds a diminué de 22 %.
• Satisfaction des employés : l'eNPS est passé de 27 à 30 en six mois.

Pourquoi Xoxoday?

L'AMC a choisi Xoxoday sa capacité à apporter une reconnaissance structurée à des fonctions qui restent traditionnellement dans l'ombre. Les plateformes concurrentes manquaient d'automatisation, de profondeur analytique et de visibilité inter-équipes. Xoxoday un cadre de reconnaissance unifié, des capacités de récompense instantanée et des fonctionnalités de gouvernance solides, ce qui le rendait idéal pour les environnements réglementés et axés sur la précision, tels que la gestion d'actifs.

La flexibilité de la plateforme, son accessibilité mobile et son marché robuste ont garanti un taux d'adoption élevé parmi les équipes opérationnelles et de conformité.

Conclusion

En adoptant Xoxoday, l'AMC a mis en place une culture de reconnaissance transparente, évolutive et motivante pour son personnel chargé des opérations et de la conformité. Les flux de travail automatisés, la reconnaissance basée sur les étapes franchies et les informations étayées par des données ont aidé les équipes à se sentir valorisées, alignées et émotionnellement liées aux résultats de l'organisation. En quelques mois, l'entreprise a constaté une augmentation de l'engagement, une amélioration de la précision et une réduction du taux de départs, prouvant ainsi qu'une reconnaissance significative peut transformer même les fonctions les plus lourdes en équipes performantes et motivées.