Défis

Au fur et à mesure que l'organisation continuait à se développer, les limites de ses processus d'engagement manuels sont devenues de plus en plus visibles. La reconnaissance n'était pas opportune, les commentaires n'étaient pas cohérents et les célébrations des étapes importantes dépendaient souvent d'efforts ponctuels plutôt que de flux de travail structurés.

Ces lacunes ont affecté la motivation des employés et ont rendu difficile pour les RH de maintenir une expérience d'engagement cohérente et prévisible au sein des équipes. La nécessité d'une approche unifiée, automatisée et fiable est devenue impossible à ignorer.

• Processus manuel de récompenses et de reconnaissance : Le processus de reconnaissance chez FCA India reposait largement sur des flux de travail par e-mail. Les responsables recommandaient les employés pour des récompenses par e-mail, ce qui nécessitait plusieurs étapes d'approbation et entraînait souvent des retards dans la reconnaissance et la distribution.

• Absence de suivi automatisé des événements marquants : les événements marquants des employés, tels que les anniversaires et les dates importantes, étaient suivis manuellement. L'équipe RH contactait régulièrement les employés pour recueillir ces informations, ce qui prenait beaucoup de temps et était source d'erreurs. Les événements marquants manqués suscitaient le mécontentement des employés, qui se sentaient négligés lors de moments clés de leur carrière.

• Processus fragmenté de collecte des commentaires : l'équipe RH utilisait Google Forms pour recueillir les commentaires, passant d'un outil à l'autre chaque fois qu'un sondage était nécessaire. Cela perturbait la continuité du flux de travail et rendait difficile le maintien de la cohérence ou la mesure des tendances d'engagement au fil du temps.

La direction des ressources humaines, dirigée par Shirin Varghese, directrice adjointe des ressources humaines, a reconnu la nécessité d'une plateforme unifiée capable d'automatiser la reconnaissance, de simplifier la collecte des commentaires et de créer des points de contact cohérents dans toute l'organisation.

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Personnes impliquées

• Équipes RH et opérations humaines : conception de workflows de reconnaissance, d'enquêtes et de déclencheurs de récompenses basés sur les étapes franchies.

• Responsables et gestionnaires : Recommandation d'employés pour des récompenses et mise en place d'un système de reconnaissance par les pairs.

• Employés : ont reçu des récompenses automatiques pour chaque étape franchie et ont interagi avec leurs collègues via un intranet social unifié.

• Équipe de direction : analyse des données relatives à l'engagement et suivi des indicateurs de satisfaction via les tableaux de bord de la plateforme.

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Configuration et mise en œuvre de la plateforme

FCA India avait besoin d'un système unique qui automatise la reconnaissance, réduise les tâches manuelles des RH et crée des expériences cohérentes pour les employés. La mise en œuvre s'est concentrée sur l'organisation des flux de travail, la migration des anciens dossiers et la rationalisation des récompenses basées sur les étapes franchies.

• Migration: passage d'un processus manuel de reconnaissance et de récompense par e-mail à une plateforme automatisée centralisée. Les données relatives aux étapes importantes franchies par les employés et l'historique des récompenses existantes ont été transférées de manière transparente.
• Image de marque et conception: la plateforme d'engagement Xoxoday a été conçue pour s'harmoniser avec l'identité visuelle de FCA India, notamment les logos, les modèles de célébration des employés et les bannières de récompenses.
• Workflow de récompense: workflows automatisés configurés pour les événements récurrents tels que les anniversaires, les anniversaires de travail et les étapes importantes en matière de fidélité. Les points de récompense étaient automatiquement crédités sur les comptes des employés en fonction de ces déclencheurs.
• Gestion budgétaire: rationalisation de l'allocation du budget RH pour les récompenses et les célébrations d'étapes importantes. Le suivi automatisé a permis de réduire de 65 % les erreurs administratives et manuelles.
• Fonctionnalités d'engagement: déploiement d'un intranet social pour la reconnaissance par les pairs, les célébrations en temps réel et les campagnes culturelles. Des modèles d'enquête intégrés ont permis de recueillir rapidement des commentaires.
• Conception du programme de récompenses: combinaison de l'automatisation avec l'appréciation par les pairs, les récompenses liées à des événements et les boucles de rétroaction basées sur des sondages afin de créer un modèle d'engagement des employés à 360°.

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La solution

Pour rétablir la cohérence, la connexion et la motivation au sein de l'effectif, l'organisation avait besoin de plus que des outils : elle avait besoin d'un système qui permette d'exprimer sa reconnaissance de manière simple et continue. Une approche axée sur le numérique a permis de transformer les moments quotidiens en points de contact significatifs.

Axée sur l'automatisation, la visibilité et la personnalisation, la nouvelle plateforme a créé une expérience de reconnaissance qui semblait opportune, authentique et profondément humaine dans toute l'entreprise.

• Automatisation des étapes importantes dans la vie des employés : chaque étape importante, depuis le jour de l'embauche jusqu'aux anniversaires de travail, aux anniversaires, aux mariages ou à la naissance d'un enfant, est automatiquement reconnue par des points de récompense, des messages personnalisés et des communications de marque. Le flux de travail automatisé Xoxodaygarantit qu'aucune étape importante n'est oubliée, que les RH ne passent plus des heures à suivre manuellement les dates et que les employés se sentent constamment valorisés à chaque étape de leur vie.

• Reconnaissance sans effort pour les équipes RH : Xoxoday le travail manuel et les retards d'approbation en automatisant entièrement le processus de reconnaissance. La plateforme gère de manière transparente les nominations, les approbations par les pairs et les responsables, ainsi que l'attribution des récompenses. Les équipes RH ont économisé 65 % du temps administratif auparavant consacré aux feuilles de calcul et aux e-mails, ce qui leur a permis de se concentrer sur des initiatives stratégiques d'engagement.

• Célébrer les moments importants : la plateforme permet aux RH d'aller au-delà des étapes professionnelles en célébrant les réussites personnelles, aidant ainsi les employés à se sentir valorisés tant au travail qu'en dehors. En immortalisant des moments tels que l'obtention de nouvelles certifications, les triomphes personnels ou les victoires d'équipe, Xoxoday une culture d'appréciation plus riche et renforce le lien émotionnel avec l'organisation.

• Engagement et visibilité entre collègues : chaque moment de reconnaissance apparaît sur le fil d'actualité social de l'entreprise, ce qui permet aux collègues de féliciter les bénéficiaires et d'interagir avec eux, créant ainsi une culture d'appréciation partagée. Xoxoday les mentions « J'aime », les commentaires, les badges et les boucles de reconnaissance sociale, donnant ainsi de la visibilité aux réalisations quotidiennes et renforçant un lieu de travail positif et inclusif.

• Feedback et sondages intégrés : des modèles de sondages intégrés remplacent des outils tels que Google Forms, permettant aux RH de lancer des sondages d'intégration, d'opinion et d'engagement en quelques minutes. Le moteur de sondages Xoxodayest entièrement intégré à la plateforme d'engagement, ce qui améliore les taux de réponse, permet de collecter des données plus riches et permet aux RH d'agir rapidement sur la base des informations recueillies grâce à des tableaux de bord en temps réel.

• Renforcement culturel grâce à une reconnaissance continue : le programme rassemble les récompenses ponctuelles, les prix d'excellence et les récompenses de fidélité au sein d'une plateforme unifiée, garantissant ainsi des niveaux constants de motivation et de satisfaction parmi l'ensemble du personnel. Avec Xoxoday, la reconnaissance, les récompenses et les analyses convergent, faisant de la culture de la reconnaissance une réalité quotidienne et évolutive plutôt qu'un événement annuel.

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Impact

• Efficacité administrative: réduction de 65 % des efforts consacrés aux ressources humaines et à l'administration grâce à l'automatisation des récompenses.
• Satisfaction des employés: amélioration notable du moral et de l'engagement grâce à une reconnaissance automatisée et opportune.
• Précision des dates importantes: automatisation à 100 % des anniversaires de travail, des anniversaires et des dates importantes personnelles.
• Visibilité de l'engagement: la reconnaissance par les pairs a augmenté la participation à l'échelle de la plateforme de 47 %.
• Adoption du sondage: les sondages sur les nouveaux employés et l'engagement ont obtenu un taux de réponse supérieur à 80 %.
• Renforcement culturel: une reconnaissance constante tout au long de l'année a permis d'instaurer une culture de reconnaissance et d'appartenance.

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Conclusion

Grâce à Xoxoday, FCA India a réussi à automatiser ses programmes de récompenses et de reconnaissance, comblant ainsi le fossé entre les processus RH et l'expérience des employés.
En célébrant chaque étape importante, qu'elle soit personnelle ou professionnelle, et en mettant en place des outils de feedback faciles à utiliser, l'entreprise a instauré une culture de reconnaissance opportune, inclusive et significative.

Cette initiative a non seulement amélioré la satisfaction des employés, mais a également permis aux RH de se concentrer sur l'engagement stratégique plutôt que sur le suivi manuel, marquant ainsi une étape importante dans la transition de FCA India vers une gestion de l'expérience employé axée sur le numérique.