Défis

Avant d'adopter Xoxoday, les équipes chargées de la conformité et des opérations de la fintech travaillaient dans un environnement très stressant, avec des délais stricts, des volumes de transactions en augmentation et une reconnaissance minimale pour leur travail axé sur la précision. La plupart des flux de travail étaient manuels, fragmentés et chronophages. Cela augmentait non seulement le risque d'erreurs, mais entraînait également une fatigue opérationnelle et un moral en berne.

La direction avait besoin d'un moyen systématique pour renforcer la précision, rationaliser les tâches de conformité, réduire les frais généraux manuels et mettre en valeur le travail très efficace accompli par les équipes administratives, qui passe souvent inaperçu.

Les principaux défis étaient les suivants :

• Forte dépendance manuelle : les équipes chargées des risques et du traitement passaient de longues heures à rapprocher les données et à préparer manuellement les rapports de conformité.
• Taux d'erreur : les inexactitudes fréquentes dans la validation des données et le marquage des transactions ont eu un impact sur les performances des accords de niveau de service (SLA) et les escalades.
• Reconnaissance limitée : les équipes administratives ont reçu peu de reconnaissance pour leur précision, leur prévention de la fraude ou leurs soumissions dans les délais.
• Pression liée à la conformité : l'augmentation rapide du volume des transactions a accru le risque de lacunes dans les audits et de non-respect des délais.
• Baisse du moral : le manque de visibilité sur les réalisations de l'équipe a réduit l'engagement, la motivation et le sentiment d'appartenance.

Personnes impliquées

• Responsable de la conformité : supervise les contrôles des risques, la préparation aux audits et la mise en conformité réglementaire.
• Responsables des opérations à risque : suivez la précision, les indicateurs de détection des fraudes et les performances des accords de niveau de service (SLA).
• Responsables de la conformité : valider les transactions, préparer les rapports d'audit et effectuer les vérifications AML/KYC.
• Équipes chargées du traitement et du rapprochement : elles s'occupent des tâches quotidiennes de validation, de règlement et de gestion des exceptions.
• Équipes de surveillance des fraudes : détectez les activités suspectes et signalez les cas à haut risque.
• Équipes RH et engagement : gérer les programmes de récompenses et la gouvernance de la reconnaissance.
• Équipes de direction et d'audit : utilisez des tableaux de bord pour suivre la conformité et l'efficacité opérationnelle.

Configuration et mise en œuvre de la plateforme

L'entreprise a adopté la plateforme de conformité et de reconnaissance des processus Xoxodayafin d'automatiser les workflows de reconnaissance, d'améliorer la précision du suivi et de renforcer la motivation des équipes chargées des risques, du rapprochement et des services administratifs. Le déploiement a suivi un cadre structuré, axé sur la conformité et adapté aux opérations multirégionales.

1. Intégration avec les systèmes centraux : connexion Xoxoday le CRM, le traitement des transactions, les systèmes AML et les outils de détection des fraudes afin de déclencher automatiquement la reconnaissance lorsque les tâches de conformité ont été effectuées avec précision.
2. Cartographie des processus : déclencheurs de récompenses alignés sur les flux de travail pour le rapprochement, le filtrage AML, les contrôles anti-fraude et les rapports réglementaires.
3. Accès basé sur les rôles : niveaux de visibilité et d'accès définis pour les équipes opérationnelles, de conformité et de gestion afin de protéger les données sensibles.
4. Cadre de reconnaissance : introduction de catégories telles que « Accuracy Star » (étoile de la précision), « Risk Defender » (défenseur des risques) et « Audit Hero » (héros de l'audit) liées à des indicateurs de performance mesurables.
5. Paiements multidevises : options de récompense en USD et CAD activées (bons numériques, cartes prépayées et marchandises) pour les équipes internationales.
6. Tableau de bord de conformité : tableaux de bord activés en temps réel pour surveiller la précision, les performances SLA et la fréquence de reconnaissance.
7. Analyse des données et rapports : introduction d'outils analytiques pour suivre les tendances en matière de détection des fraudes, l'efficacité des tâches et la préparation aux audits internes et externes.
8. Autonomisation des employés : formation des responsables de la conformité et des chefs de processus à l'interprétation des informations issues des données et à la mise en œuvre d'améliorations continues.

La solution

Une fois la plateforme intégrée, l'organisation s'est orientée vers une culture de conformité plus mesurable et axée sur la reconnaissance. Chaque gain en matière d'exactitude, chaque détection précoce de fraude ou chaque étape importante en matière d'audit est devenu visible et a été célébré. Cela a non seulement amélioré le moral, mais a également renforcé la responsabilité et la discipline opérationnelle.

La solution a créé un cadre unifié où l'excellence en matière de conformité était directement liée aux récompenses, à la visibilité et à l'amélioration continue, aidant ainsi les équipes à rester motivées tout en améliorant leurs performances.

Les principaux éléments de la solution comprenaient :

1. Reconnaissance basée sur la précision : reconnaissance automatisée pour les employés qui maintiennent un haut niveau de précision dans les tâches de rapprochement, de vérification AML et d'évaluation des risques.
2. Étapes importantes dans la prévention de la fraude : identification précoce des transactions suspectes et efforts de signalement des fraudes de haute qualité récompensés.
3. Incitations à la préparation aux audits : Félicitations aux équipes qui ont obtenu des audits internes et externes entièrement conformes, sans aucune exception.
4. Alertes et tableaux de bord en temps réel : rapports en direct sur le respect des accords de niveau de service (SLA), l'exactitude de la conformité et les soumissions d'audit pour favoriser la transparence.
5. Collaboration interfonctionnelle : mise en place d'un système de récompenses collectives encourageant la collaboration entre les fonctions chargées de la lutte contre la fraude, de la lutte contre le blanchiment d'argent et de la gestion des risques.
6. Reconnaissance de l'innovation : récompense des employés qui ont proposé des idées d'automatisation ou d'amélioration des flux de travail permettant de réduire les erreurs manuelles.
7. Étapes importantes de la formation à la conformité : attribution de micro-récompenses pour l'obtention des certifications AML/KYC, les cours de remise à niveau et les modules de préparation à l'audit.
8. Gouvernance transparente : garantie que tous les déclencheurs de récompenses, les soumissions et les journaux d'audit étaient entièrement traçables et conformes aux directives réglementaires.

Impact

• Amélioration de la précision : précision de validation des transactions de 99,8 % dans tous les workflows de conformité.
• Détection des fraudes : baisse de 42 % des incidents frauduleux grâce à une identification et une escalade proactives.
• Préparation aux audits : réduction de 55 % du temps de préparation aux audits grâce à des flux de travail intégrés et à la génération automatisée de rapports.
• Efficacité opérationnelle : le temps de traitement est passé de 10 heures à 6 heures par cycle de tâche.
• Engagement des employés : la participation à la reconnaissance a augmenté de 65 % dans les équipes chargées de la conformité et des risques.
• Soumissions en matière d'innovation : multiplication par trois des initiatives d'amélioration des processus menées par les employés.

Points de données

• Plus de 4,2 millions de dollars de transactions validées chaque mois grâce à des déclencheurs de récompenses automatisés
• Précision de 99,8 % maintenue pendant trois trimestres consécutifs
• Réduction de 42 % des incidents de fraude après l'automatisation
• Préparation des audits 55 % plus rapide
• Triplement du nombre de candidatures présentées pour leur caractère innovant

Pourquoi Xoxoday?

La fintech a choisi Xoxoday sa capacité à associer l'excellence en matière de conformité à des cadres de reconnaissance mesurables. Les systèmes concurrents ne disposaient pas d'intégration d'audit, de suivi de la précision en temps réel et de capacités de validation automatisées. Xoxoday la combinaison idéale entre transparence en matière de conformité, récompenses liées à la performance et motivation des employés.

Conclusion

En adoptant la plateforme de conformité et de reconnaissance des processus Xoxoday, la fintech a instauré une culture axée sur la précision, la responsabilité et l'excellence opérationnelle. Les équipes ont gagné en visibilité en temps réel, la reconnaissance est devenue instantanée et basée sur les données, et les audits sont devenus plus prévisibles et plus rapides. En quelques mois, l'organisation a constaté une diminution des erreurs, des cycles de conformité plus rapides et des équipes très motivées, déterminées à garantir l'intégrité à grande échelle.

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