Tantangan

Seiring dengan pertumbuhan perusahaan manajemen aset, tim operasional dan kepatuhan terus menangani tanggung jawab yang berisiko tinggi—pelaporan regulasi, akurasi rekonsiliasi, pemeriksaan risiko, dan kesiapan audit. Meskipun demikian, kontribusi mereka sebagian besar tidak terlihat. Pengakuan tidak konsisten, alur kerja penghargaan manual, dan karyawan merasa terputus dari misi besar perusahaan.

Pimpinan menyadari kebutuhan akan sistem pengakuan yang terstruktur, tepat waktu, dan transparan yang dapat memberikan pengakuan atas keunggulan di balik layar dan membantu meningkatkan morale di tim-tim pendukung kritis ini.

Tantangan utama meliputi:

• Tidak ada pengakuan yang terstruktur: Penghargaan terjadi secara jarang dan sebagian besar selama siklus tahunan.
• Moril rendah: Tim operasional dan kepatuhan merasa tidak dihargai meskipun memegang tanggung jawab kunci.
• Pengolahan penghargaan secara manual: Bagian SDM menangani pengakuan melalui spreadsheet, yang menyebabkan keterlambatan dan ketidakkonsistenan.
• Transparansi terbatas: Karyawan tidak memiliki akses real-time untuk melihat insentif atau pengakuan dari rekan kerja.
• Penurunan tingkat keterlibatan: Kurangnya umpan balik menyebabkan penurunan motivasi dan peningkatan tingkat pengunduran diri.

Pihak yang Terlibat

• Tim Operasional dan Kepatuhan: Mengelola akurasi transaksi, rekonsiliasi, pelaporan, dan kepatuhan terhadap peraturan.
• Tim Sumber Daya Manusia (SDM) dan Operasional Sumber Daya Manusia: Mengelola program penghargaan, alur kerja persetujuan, dan kampanye pengakuan.
• Pimpinan departemen dan tim kepemimpinan: Menginisiasi program keterlibatan yang didukung dan memantau metrik pengakuan.
• Tim Keunggulan Proses: Mendukung pemetaan alur kerja, perbaikan, dan pemicu pengakuan pencapaian tonggak.

Pengaturan dan Implementasi Platform

AMC mengimplementasikan paket pengakuan dan keterlibatan Xoxodayuntuk mengotomatisasi alur kerja, memperkenalkan visibilitas terstruktur, dan menciptakan budaya pengakuan yang lebih konsisten. Implementasi ini memastikan transparansi, tata kelola, dan aksesibilitas yang luas di seluruh tim.

1. Integrasi sistem: Integrasi sistem HRMS, sistem kehadiran, dan alat kepatuhan dengan Xoxoday pembaruan real-time.
2. Pemetaan alur kerja: Pemetaan pemicu untuk tonggak pencapaian seperti hari tanpa kesalahan, kepatuhan terhadap SLA, dan pencapaian audit.
3. Kontrol akses berbasis peran: Memastikan manajer, HR, dan pimpinan memiliki akses yang disesuaikan ke dasbor dan fitur pelaporan.
4. Pengaturan kerangka kerja pengakuan: Didefinisikan kategori baru termasuk “Accuracy Star,” “Risk Guardian,” dan “Ops Excellence.”
5. Alur persetujuan: Alur persetujuan otomatis berjenjang untuk nominasi, penghargaan, dan alur pengakuan khusus departemen.
6. Lokalisasi dan aksesibilitas: Memungkinkan akses platform melalui perangkat seluler dan web untuk tim operasional di garis depan.
7. Aktivasi analitik: Dashboard telah diimplementasikan untuk memantau frekuensi pengakuan, partisipasi, sentimen tim, dan penukaran hadiah.
8. Pelatihan dan orientasi: Melaksanakan sesi pelatihan untuk para pemimpin HR dan kepala departemen guna mendorong adopsi dan keselarasan budaya.

Solusi

Setelah platform diluncurkan, perusahaan beralih dari pengakuan yang sporadis menjadi sistem pengakuan yang selalu aktif dan transparan. Tujuannya adalah untuk menonjolkan peran yang berfokus pada akurasi, meningkatkan kebanggaan dalam pekerjaan sehari-hari, dan membangun budaya di mana pencapaian operasional dirayakan secara konsisten.

Solusi ini membantu mengubah pekerjaan rutin yang seringkali tidak terlihat menjadi pencapaian yang terlihat, sambil memastikan karyawan menerima pengakuan yang tepat waktu dan bermakna yang terkait dengan hasil kinerja.

Komponen utama dari solusi tersebut meliputi:

1. Ekosistem pengakuan digital:
   Memungkinkan pengakuan peer-to-peer, yang dipimpin oleh manajer, dan otomatis di seluruh departemen. Mengonfigurasi pemicu untuk pencapaian seperti “100 hari tanpa kesalahan,” “nol bendera audit,” dan “bintang SLA.”
2. Penghargaan otomatis:
   Memberikan wewenang kepada atasan untuk memberikan penghargaan secara instan atas pemecahan masalah, akurasi data, dan inovasi proses. Poin-poin tersebut langsung dikreditkan ke dompet penghargaan karyawan untuk penukaran yang mudah.
3. Engagement berbasis gamifikasi:
   Meluncurkan dinding apresiasi, papan peringkat tim, dan kampanye bertema bulanan seperti “Compliance Champions” dan “Ops Stars,” yang mendorong partisipasi dan kebersamaan antar departemen.
4. Penukaran hadiah terintegrasi:
   Memberikan akses ke lebih dari 3.000 voucher global dan lokal melalui Xoxoday , memberikan karyawan pilihan hadiah yang sangat relevan.
5. Visibilitas kinerja untuk pemimpin:
   Dashboard yang diaktifkan untuk kepemimpinan untuk melacak tren pengakuan, partisipasi per departemen, dan metrik dampak budaya.
6. Pembentukan budaya berbasis pencapaian:
   Memperkenalkan pengakuan pencapaian untuk prestasi masa kerja panjang, rentetan operasional tanpa kesalahan, dan pengajuan yang siap diaudit untuk memperkuat kinerja yang konsisten.
7. Program kolaborasi antar tim:
   Melaksanakan kampanye yang dirancang untuk menghargai kolaborasi antar tim selama siklus audit, rekonsiliasi, atau peristiwa regulasi.

Dampak

• Pengakuan karyawan: Lebih dari 50.000 momen pengakuan yang terekam dalam 12 bulan.
• Adopsi program: 72% karyawan aktif dalam tiga bulan.
• Peningkatan keterlibatan: Skor keterlibatan di bagian back-office meningkat sebesar 65%.
• Penurunan tingkat atrisi: Tingkat atrisi dalam kepatuhan dan administrasi dana turun sebesar 22%.
• Kepuasan karyawan: eNPS meningkat dari 27 menjadi 30 dalam waktu enam bulan.

Mengapa Xoxoday?

AMC memilih Xoxoday kemampuannya untuk memberikan pengakuan terstruktur pada fungsi-fungsi yang secara tradisional tetap berada di belakang layar. Platform pesaing kekurangan otomatisasi, kedalaman analitik, dan visibilitas lintas tim. Xoxoday kerangka kerja pengakuan terpadu, kemampuan pemberian hadiah instan, dan fitur tata kelola yang kuat—membuatnya ideal untuk lingkungan yang diatur dan berorientasi pada akurasi seperti manajemen aset.

Fleksibilitas platform, aksesibilitas mobile, dan pasar yang kuat memastikan adopsi yang tinggi di kalangan tim operasional dan kepatuhan.

Kesimpulan

Dengan mengadopsi Xoxoday, AMC berhasil membangun budaya pengakuan yang transparan, skalabel, dan memotivasi untuk tenaga kerja operasional dan kepatuhan. Alur kerja otomatis, pengakuan berbasis pencapaian, dan wawasan berbasis data membantu tim merasa dihargai, sejalan, dan terhubung secara emosional dengan hasil organisasi. Dalam hitungan bulan, perusahaan melihat peningkatan keterlibatan, akurasi yang lebih baik, dan penurunan tingkat turnover—membuktikan bahwa pengakuan yang bermakna dapat mengubah bahkan fungsi yang paling berorientasi pada proses menjadi tim yang berkinerja tinggi dan termotivasi.