Tantangan

Pihak asuransi memerlukan kerangka kerja perpanjangan polis yang lebih kuat dan andal untuk mengikuti tren peningkatan tingkat pergantian pelanggan dan tuntutan administratif yang semakin meningkat. Proses manual memperlambat pelaksanaan, mengurangi motivasi tim, dan menyulitkan pemantauan kelangsungan polis secara massal. Organisasi tersebut membutuhkan sistem yang dapat mengintegrasikan pemantauan, insentif, komunikasi, dan pelaporan di bawah satu platform otomatis.

• Pelacakan perpanjangan manual: Agen bergantung pada spreadsheet untuk target dan komisi, seringkali melewatkan tenggat waktu dan menyebabkan siklus pembayaran yang tidak konsisten.

• Motivasi tim yang rendah: Insentif yang tertunda, kurangnya pengakuan, dan tugas perpanjangan yang berulang-ulang membuat para eksekutif sulit untuk tetap bersemangat dan fokus.

• Visibilitas komunikasi yang terbatas: Pengingat perpanjangan dan pembaruan tersebar di berbagai thread email, sehingga menyulitkan koordinasi antar cabang.

• Tidak ada wawasan real-time: Atasan tidak memiliki gambaran yang akurat tentang kemajuan funnel, produktivitas agen, tahap perpanjangan, dan pembayaran yang tertunda.

• Pengakuan yang tidak terstruktur: Agen perpanjangan yang berkinerja tinggi jarang mendapatkan pengakuan tepat waktu, yang berdampak pada moral dan akuntabilitas.

• Ketiadaan motivasi berbasis permainan: Tanpa motivator kompetitif seperti badge, tantangan, atau peringkat, target perpanjangan terasa monoton dan transaksional.

Pihak yang Terlibat

• Kepala Divisi Perpanjangan: Mengawasi kinerja perpanjangan, motivasi tim, dan konsistensi kebijakan.

• Wakil Presiden – Operasional & Retensi: Memantau KPI perpanjangan, akurasi pembayaran, dan tingkat churn pelanggan.

• Agen Perpanjangan: Berinteraksi dengan pelanggan untuk perpanjangan, penawaran produk tambahan, dan kampanye retensi.

• Tim HR dan Tim Pendukung Penjualan: Kelola komunikasi, pengakuan, dan kampanye insentif.

• Tim Keuangan: Memverifikasi pembayaran komisi dan insentif.

Solusi

Untuk memperkuat konsistensi kebijakan dan membuat perpanjangan polis lebih dapat diprediksi, perusahaan asuransi menerapkan kerangka kerja insentif otomatis dan gamifikasi. Platform ini memberikan kejelasan, struktur, dan motivasi dalam operasional perpanjangan polis dengan menggabungkan pelacakan kinerja, pembayaran instan, dan komunikasi yang didorong oleh perilaku. Sistem terpadu ini membantu tim perpanjangan polis tetap proaktif, terinformasi, dan secara konsisten selaras dengan tujuan organisasi.

• Kampanye perpanjangan dini: Urutan pengingat otomatis dan perjalanan berbasis insentif mendorong pelanggan untuk memperpanjang lebih awal, membantu eksekutif meningkatkan metrik persisten.

• Program insentif penjualan silang: Pemicu penjualan tambahan dan tingkatan bonus telah dikonfigurasi untuk memberikan penghargaan kepada agen yang mencapai target penjualan tambahan atau polis ganda.

• Saluran perpanjangan berbasis digital: Pelanggan didorong untuk melakukan perpanjangan melalui alur berbasis aplikasi dan debit otomatis, sehingga mengurangi ketergantungan pada proses manual berbasis kertas.

• Kampanye pemulihan pelanggan: Pelanggan yang tidak aktif kembali dilibatkan dengan penawaran yang dipersonalisasi dan pesan yang berbasis pengakuan untuk mengembalikan pendapatan premium.

• Dashboard kinerja yang diintegrasikan dengan elemen permainan: Papan peringkat, lencana, kompetisi, dan visibilitas kinerja real-time meningkatkan motivasi dan menciptakan persaingan sehat di antara tim-tim yang bertanggung jawab atas perpanjangan kontrak.

• Otomatisasi kepatuhan: Jejak audit bawaan, alur persetujuan, dan peringatan berdasarkan SLA memastikan dokumentasi yang akurat dan pelaporan perpanjangan tanpa kesalahan.

Dampak & ROI

• Penyedia asuransi meningkatkan rasio persisten sebesar 28% melalui kampanye perpanjangan awal.  

• Eksekutif perpanjangan polis berhasil meningkatkan adopsi penambahan polis tambahan sebesar 2,1 kali lipat selama kampanye penjualan tambahan.  

• 70% perpanjangan beralih ke aplikasi dan debit otomatis, mengurangi biaya dan kebocoran.  

• Kampanye pemulihan pelanggan berhasil mengembalikan 15% polis yang tidak aktif, sehingga mengembalikan pendapatan premi.  

• Interaksi perpanjangan kontrak meningkatkan skor CSAT sebesar 22% pada produk asuransi jiwa dan kesehatan.  

• Tim Perpanjangan berhasil mencapai nol pelanggaran audit selama tiga kuartal berturut-turut.

• 4,7/5 skor kepuasan rata-rata dari tim perpanjangan

Kesimpulan

Dengan platform Xoxoday, perusahaan asuransi tersebut merombak operasi perpanjangan polisnya dengan menggabungkan otomatisasi, gamifikasi, dan pendekatan mobile-first. Dashboard real-time, pembayaran instan, dan komunikasi terintegrasi membantu tim perpanjangan polis tetap fokus dan termotivasi.  

Dalam hitungan bulan, perusahaan asuransi mencatat peningkatan efisiensi perpanjangan polis sebesar 57%, peningkatan tingkat retensi, dan pengurangan biaya administrasi — membuktikan bahwa insentif yang transparan dan keterlibatan berbasis data dapat mengubah perpanjangan polis menjadi pendorong pertumbuhan strategis.