Desafíos

La red de concesionarios operaba a una escala en la que los procesos de incentivos tradicionales ya no podían respaldar su crecimiento. Cada sala de exposición gestionaba sus propias versiones de archivos de pagos, hojas de ofertas y validaciones manuales, lo que generaba inconsistencias en todo el ecosistema.

• Retrasos e inexactitudes frecuentes en los pagos: el cálculo de los incentivos requería la coordinación entre los datos de los fabricantes de equipos originales, las entradas del CRM de los concesionarios y las aprobaciones financieras. La conciliación manual provocaba pagos insuficientes, pagos excesivos y retrasos en los desembolsos, lo que minaba la confianza entre los equipos de ventas.

• Cero visibilidad en tiempo real para los equipos de primera línea: los ejecutivos de ventas no disponían de ningún panel de control para comprobar su progreso mensual, su elegibilidad para los planes o sus ganancias potenciales. Esta falta de transparencia provocó una falta de compromiso y redujo la responsabilidad.

• Aumento del desgaste y la inconsistencia en el rendimiento: debido a que los pagos se retrasaban o no estaban claros, los ejecutivos de ventas a menudo cambiaban de concesionario por competidores que «pagaban más rápido». Esta rotación afectaba al rendimiento del equipo y aumentaba los costes de contratación.

• Informes fragmentados y operaciones descoordinadas de los distribuidores: cada uno de los 70 puntos de venta utilizaba hojas de Excel independientes, lo que impedía a la dirección comparar el rendimiento de cada territorio o identificar los cuellos de botella. La elaboración de los informes semanales llevaba horas y, con frecuencia, contenían errores.

• Sin un mecanismo de motivación estructurado: sin concursos, reconocimientos ni experiencias gamificadas, no había nada que motivara a los empleados con un rendimiento medio ni que inspirara la consistencia en los proyectos mensuales.

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Personas involucradas

• Directores de concesionarios y jefes de canal

• Ejecutivos de ventas y gerentes territoriales

• Equipos de finanzas y pagos

• Administradores regionales de recursos humanos e incentivos

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Configuración e implementación de la plataforma

La red adoptó Xoxoday automatizar los incentivos de ventas y agilizar la comunicación entre los concesionarios, la marca de automóviles y los equipos financieros. La implementación se completó en ocho semanas, lo que permitió un seguimiento transparente, concursos gamificados y un desembolso más rápido de las recompensas.

• Integraciones: Salesforce CRM, SAP y Sistema de gestión de concesionarios (DMS)

• Moneda: Modos de pago basados en puntos y efectivo integrados con Plum Marketplace.

• Cobertura: 15 ciudades, más de 70 puntos de venta, más de 3000 usuarios.

La red de concesionarios necesitaba un motor de incentivos integrado que conectara los datos de los fabricantes de equipos originales, el CRM de los concesionarios y los flujos de trabajo de pagos sin fricciones manuales. La configuración de la implementación garantizó que todos los usuarios, equipos y puntos de venta operaran a través de un sistema automatizado y transparente.

• Migración: Se pasó del seguimiento manual basado en Excel a paneles de control automatizados en tiempo real.
• Gamificación y tablas de clasificación: Se introdujeron concursos de ventas, hitos de equipo y tablas de clasificación dinámicas con actualizaciones diarias. ‍
• Automatización de pagos: vinculación directa de los cierres de ventas con los desencadenantes de los pagos, lo que garantiza los desembolsos en el mismo día. ‍
• Campañas de estímulo: Se habilitaron estímulos motivacionales a través de WhatsApp y correo electrónico para los empleados con un rendimiento cercano al objetivo. ‍
• Informes y análisis: se proporcionaron a los jefes de concesionarios paneles de control a nivel territorial y mapas de calor de rendimiento.  

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La solución

Xoxoday las operaciones de incentivos de la red de concesionarios en un sistema único, automatizado y transparente que alineó a los concesionarios, los fabricantes de equipos originales, los equipos financieros y los representantes de primera línea.

• Automatización integral de incentivos: todos los planes de comisiones se digitalizaron con una lógica clara en cuanto a elegibilidad, objetivos, bonificaciones por modelo, recompensas por acuerdos financieros e incentivos por ventas adicionales. Esto eliminó la dependencia manual y garantizó que todos los cálculos estuvieran listos para su auditoría.

• Paneles de control de rendimiento en tiempo real: todos los ejecutivos de ventas recibieron una visión en tiempo real del cumplimiento de cuotas, el progreso de los planes, las estimaciones de pagos potenciales y las acciones pendientes. Esta transparencia ayudó a los representantes a priorizar las actividades diarias y a cerrar las brechas más rápidamente.

• Marco de concurso gamificado: Xoxoday el «desafío del concesionario», una tabla de clasificación gamificada mensual que abarca los 70 puntos de venta. Los mejores participantes recibieron puntos de bonificación, productos y experiencias de viaje, lo que impulsó una participación y una motivación constantes.

• Pago instantáneo e integración financiera: al conectarse directamente con SAP y DMS, los desencadenantes de incentivos se vincularon a cierres de ventas verificados. Los incentivos se liberaron instantáneamente a través de billeteras digitales, lo que eliminó la fricción y aportó transparencia al pago.

• Recordatorios inteligentes y alertas de rendimiento: los recordatorios por WhatsApp y correo electrónico avisaban a los representantes de ventas cuando estaban a punto de alcanzar los objetivos o cuando necesitaban actualizar las entradas del CRM. Esto ayudó a reducir las reclamaciones perdidas en un 40 % y mejoró la higiene del CRM.

• Informes unificados y visibilidad ejecutiva: los directores de los concesionarios obtuvieron acceso a paneles de control a nivel territorial que mostraban las ventas por modelo, la participación en los programas, los resúmenes de pagos y los mapas de rendimiento del equipo. Los directivos podían comparar ciudades y canales al instante y perfeccionar las estrategias en tiempo real.

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Impacto

• Aumento del 50 % en la productividad general de las ventas en un plazo de seis meses.

• Mejora del 60 % en la retención del personal de ventas.

• Tasa de participación del 80 % gracias a retos gamificados y pequeños empujones.

• Reducción del 95 % en las disputas relacionadas con los pagos.

• Pagos a los distribuidores dos veces más rápidos gracias a los desembolsos automatizados a través de monederos electrónicos.

• Aumento del 12 % en los ingresos de los concesionarios participantes.

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Conclusión

La implementación de Xoxoday las operaciones de incentivos de ventas de la red de concesionarios, pasando de ser un proceso manual fragmentado a un ecosistema unificado y automatizado. La transparencia en los pagos, la participación gamificada y la información en tiempo real restablecieron la confianza entre los equipos de ventas y mejoraron el rendimiento.  

En seis meses, la red experimentó un crecimiento cuantificable en ventas, moral y retención, estableciendo un nuevo punto de referencia en el sector para la interacción con los concesionarios que dan prioridad al ámbito digital.