Desafíos

La marca operaba una de las redes de ventas impulsadas por concesionarios más grandes del país, pero el proceso de incentivos no se había adaptado a su rápida expansión. Cada región seguía su propio ciclo de pagos, y cada concesionario dependía de hojas de cálculo, correos electrónicos y aprobaciones manuales, lo que generaba importantes inconsistencias.

• Pagos retrasados e incentivos calculados a la baja: los equipos de ventas solían recibir los pagos con semanas de retraso. Las discrepancias en las bonificaciones por modelo, las comisiones financieras y los pagos vinculados a objetivos provocaban disputas con frecuencia, lo que minaba la confianza.

• Cero visibilidad en tiempo real para distribuidores y representantes de ventas: ni los directores de los concesionarios ni los ejecutivos de ventas podían realizar un seguimiento de los ingresos, la elegibilidad o el progreso de los objetivos. La falta de transparencia en los datos dificultaba la priorización de acciones o la reducción de las diferencias mensuales.

• Procesamiento manual de hojas de cálculo en más de 15 territorios: los equipos de distribuidores locales gestionaban los incentivos de forma independiente, lo que provocaba conflictos entre versiones, discrepancias en los informes y frecuentes recálculos. Los directivos no podían acceder a información precisa y consolidada.

• Alto índice de abandono debido a la incertidumbre sobre los incentivos: la falta de claridad en las normas, la comunicación descoordinada y los retrasos en los pagos provocaron frustración. El índice de abandono alcanzó el 40 %, lo que repercutió directamente en el rendimiento de la sala de exposición y en la experiencia del cliente.

• Sin motor de ventas gamificado: las estructuras de recompensas tradicionales no lograban fomentar un esfuerzo constante. Sin concursos, reconocimientos ni comparaciones entre compañeros, la motivación caía en picado a mitad de cada trimestre.

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Personas involucradas

• Gerentes de socios de canal

• Directores de concesionarios y jefes regionales

• Ejecutivos de ventas y gerentes de área

• Equipos de pagos de RR. HH. y Finanzas

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Configuración e implementación de la plataforma

La marca de automóviles implementó Xoxoday automatizar los flujos de trabajo de incentivos en los concesionarios e introducir programas de participación gamificados. La implementación se completó en 12 semanas y abarcó todos los principales territorios de la India.

• Integraciones: SAP, Salesforce CRM y Sistema de gestión de concesionarios (DMS)

• Medio de recompensa: conversión de puntos a efectivo integrada con Xoxoday

• Cobertura del programa: Todos los equipos de ventas de concesionarios de la red nacional.

La marca avanzó hacia un marco de incentivos centralizado que eliminó las inconsistencias regionales y conectó a todos los concesionarios a una plataforma digital. La implementación se centró en configurar la lógica automatizada, los paneles de control y la infraestructura de concursos a escala nacional.

• Configuración de la automatización: lógica de cálculo de incentivos automatizada con reglas de programa definidas y desencadenantes de pago instantáneo.
• Paneles de control en tiempo real: tablas de clasificaciónpor territorio y cuadros de mando de ingresos para un seguimiento transparente de los objetivos.
• Capa de gamificación: concursos, hitos e insignias configurables vinculados a objetivos de ingresos y lanzamientos de productos. ‍
• Empujones e intervenciones: notificaciones en tiempo real para fomentar el rendimiento, reducir los efectos secundarios y cerrar los hitos perdidos. ‍
• Automatización de pagos: facturación fluida y transferencias de incentivos en el mismo día a los concesionarios mediante la integración de pagos digitales.

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La solución

Xoxoday una plataforma unificada que conectó a la marca de automóviles, sus más de 200 concesionarios y 10 000 representantes de ventas bajo un único ecosistema de incentivos y compromiso.

• Motor de incentivos centralizado: se creó una calculadora unificada para automatizar todos los planes de incentivos, incluyendo bonificaciones vinculadas al volumen, comisiones por acuerdos financieros, recompensas por ventas adicionales e incentivos por el lanzamiento de nuevos modelos. Esto eliminó la ambigüedad y garantizó una precisión del 100 %.

• Participación de los concesionarios basada en una tabla de clasificación: La «Liga Nacional de Rendimiento de Concesionarios» mostraba las clasificaciones por volumen de ventas, opiniones de los clientes y conversiones financieras. Esta competición amistosa impulsó significativamente la concentración y la coherencia en todos los concesionarios.

• Campañas de lanzamiento gamificadas: La «Campaña Speed Sprint» recompensaba a los concesionarios por las primeras ventas de nuevos modelos, creando impulso durante los periodos de lanzamiento. Los puntos de bonificación, las insignias y los desbloqueos de hitos mantuvieron a los representantes entusiasmados durante todo el mes.

• Incentivos inteligentes y desencadenantes conductuales: se enviaron incentivos automatizados a través de WhatsApp y correo electrónico cuando un representante estaba cerca de alcanzar un objetivo o cuando había determinadas acciones de CRM pendientes. Esto mejoró la participación en un 35 % y redujo los efectos secundarios.

• Facturación automatizada y flujo de pagos a concesionarios: Las facturas de los concesionarios se generaban al instante basándose en datos de ventas validados. El sistema garantizaba la aprobación de los pagos en el mismo día, eliminando los cuellos de botella causados por la verificación financiera multinivel.

• Seguimiento en tiempo real del territorio para los gestores de canales: los gestores de socios de canal accedían a paneles de control del territorio en tiempo real que mostraban la contribución por modelo, la participación en programas, la clasificación en concursos y resúmenes de pagos. Esto mejoró la toma de decisiones y redujo drásticamente los ciclos de seguimiento.

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Impacto

• Mejora del 50 % en la productividad de ventas en todos los concesionarios.

• Aumento del 60 % en la tasa de retención entre los equipos de ventas de los concesionarios.

• Tasa de participación del 80 % mediante concursos, incentivos y tablas de clasificación.

• Reducción del 95 % en las disputas sobre pagos gracias a los flujos de trabajo de cálculo y aprobación en tiempo real.

• Aumento de los ingresos del 12 % en los 90 días posteriores al lanzamiento.

• Visibilidad total para los gestores de canales regionales y nacionales en todos los programas activos.

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Conclusión

La integración de Xoxoday la forma en que la marca gestionaba los incentivos para los distribuidores y el personal de ventas. Lo que antes requería días de conciliación manual se convirtió en un sistema en tiempo real, automatizado y gamificado.  

Ahora, los representantes de ventas pueden hacer un seguimiento en tiempo real de sus ganancias, los directores de los concesionarios obtienen transparencia en los programas de la marca y esta disfruta de una ejecución más rápida sin fugas. En un trimestre, la marca registró un crecimiento cuantificable en cuanto a compromiso, productividad y retención, lo que consolidó a Xoxoday el motor central que impulsa su estrategia de incentivos para concesionarios.