Desafíos

A medida que la organización seguía creciendo, las limitaciones de sus procesos de participación manuales se hicieron cada vez más evidentes. El reconocimiento no era oportuno, los comentarios no eran coherentes y las celebraciones de los hitos importantes solían depender de esfuerzos puntuales en lugar de flujos de trabajo estructurados.

Estas deficiencias afectaban a la motivación de los empleados y dificultaban que RR. HH. mantuviera una experiencia de compromiso cohesionada y predecible en todos los equipos. La necesidad de un enfoque unificado, automatizado y fiable se volvió imposible de ignorar.

• Proceso manual de recompensas y reconocimiento: El proceso de reconocimiento en FCA India dependía en gran medida de flujos de trabajo basados en el correo electrónico. Los gerentes recomendaban a los empleados para los premios por correo electrónico, lo que requería múltiples pasos de aprobación y a menudo provocaba retrasos en el reconocimiento y la distribución.

• Ausencia de seguimiento automatizado de hitos: los hitos de los empleados, como aniversarios y cumpleaños, se registraban manualmente. El equipo de RR. HH. se ponía en contacto periódicamente para recopilar datos sobre los hitos, lo que requería mucho tiempo y era propenso a errores. Los hitos perdidos generaban insatisfacción entre los empleados, que se sentían ignorados en momentos clave de su carrera profesional.

• Proceso fragmentado de recopilación de opiniones: el equipo de RR. HH. utilizaba Google Forms para recopilar opiniones, cambiando entre varias herramientas cada vez que era necesario realizar una encuesta. Esto interrumpía la continuidad del flujo de trabajo y dificultaba mantener la coherencia o medir las tendencias de compromiso a lo largo del tiempo.

El equipo directivo de RR. HH., liderado por Shirin Varghese, subdirectora de Recursos Humanos, reconoció la necesidad de contar con una plataforma unificada que pudiera automatizar el reconocimiento, simplificar la recopilación de comentarios y crear puntos de contacto coherentes en toda la organización.

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Personas involucradas

• Equipos de RR. HH. y operaciones de personal: Diseñaron flujos de trabajo de reconocimiento, encuestas y desencadenantes de recompensas basados en hitos.

• Líderes y gerentes: empleados recomendados para premios y reconocimiento por parte de sus compañeros.

• Empleados: recibieron recompensas automáticas por alcanzar hitos y se relacionaron con sus compañeros a través de una intranet social unificada.

• Equipo directivo: Analizó los datos de participación y realizó un seguimiento de los indicadores de satisfacción a través de los paneles de control de la plataforma.

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Configuración e implementación de la plataforma

FCA India necesitaba un sistema único que automatizara el reconocimiento, redujera el esfuerzo manual de RR. HH. y creara experiencias coherentes para los empleados. La implementación se centró en organizar los flujos de trabajo, migrar los registros heredados y optimizar las recompensas basadas en hitos.

• Migración: Se pasó de un proceso de reconocimiento y recompensa manual basado en el correo electrónico a una plataforma automatizada centralizada. Los datos sobre los hitos de los empleados y el historial de reconocimientos existente se migraron sin problemas.
• Branding y diseño: La plataforma de compromiso Xoxoday se diseñó para alinearse con la identidad visual de FCA India, incluyendo logotipos, plantillas para celebraciones de los empleados y banners de premios.
• Flujo de trabajo de recompensas: flujos de trabajo automatizados configurados para eventos recurrentes, como cumpleaños, aniversarios laborales e hitos de fidelidad. Los puntos de recompensa se acreditaron automáticamente en las cuentas de los empleados en función de estos desencadenantes.
• Gestión presupuestaria: asignación optimizada del presupuesto de RR. HH. para recompensas y celebraciones de hitos. El seguimiento automatizado redujo los descuidos administrativos y los errores manuales en un 65 %.
• Características de participación: Se implementó una intranet social para el reconocimiento entre compañeros, celebraciones en tiempo real y campañas culturales. Las plantillas de encuestas integradas permitieron recopilar opiniones rápidamente.
• Diseño del programa de recompensas: automatización combinada con el reconocimiento entre compañeros, recompensas basadas en eventos y bucles de retroalimentación basados en encuestas para crear un modelo de compromiso de los empleados de 360°.

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La solución

Para recuperar la coherencia, la conexión y la motivación entre los empleados, la organización necesitaba algo más que herramientas: necesitaba un sistema que facilitara y mantuviera el reconocimiento. Un enfoque centrado en lo digital ayudó a convertir los momentos cotidianos en puntos de contacto significativos para el compromiso.

Con la automatización, la visibilidad y la personalización como elementos centrales, la nueva plataforma creó una experiencia de reconocimiento que se percibió como oportuna, genuina y profundamente humana en toda la empresa.

• Automatización de los hitos de los empleados: cada hito, desde el día de incorporación hasta los aniversarios laborales, cumpleaños, bodas o el nacimiento de un hijo, se reconoce automáticamente con puntos de recompensa, mensajes personalizados y comunicaciones de marca. El flujo de trabajo automatizado Xoxodaygarantiza que no se pase por alto ningún hito, que RR. HH. ya no tenga que dedicar horas a realizar un seguimiento manual de las fechas y que los empleados se sientan valorados en todas las etapas de su vida.

• Reconocimiento sin esfuerzo para los equipos de RR. HH.: Xoxoday el trabajo manual y los retrasos en las aprobaciones al automatizar completamente el proceso de reconocimiento. La plataforma gestiona las nominaciones, las aprobaciones de compañeros y directivos, y la emisión de recompensas de forma fluida. Los equipos de RR. HH. ahorraron un 65 % del tiempo administrativo que antes dedicaban a hojas de cálculo y correos electrónicos, lo que les permitió centrarse en iniciativas estratégicas de compromiso.

• Celebrando los momentos importantes: la plataforma permite al departamento de RR. HH. ir más allá de los hitos profesionales y celebrar los logros personales, lo que ayuda a los empleados a sentirse valorados tanto en el trabajo como fuera de él. Al capturar momentos como nuevas certificaciones, triunfos personales o victorias del equipo, Xoxoday una cultura de reconocimiento más rica y fortalece la conexión emocional con la organización.

• Interacción entre compañeros y visibilidad: cada momento de reconocimiento aparece en el feed social de toda la empresa, lo que permite a los compañeros felicitar e interactuar con los destinatarios, creando una cultura de aprecio compartido. Xoxoday «me gusta», comentarios, insignias y bucles de reconocimiento social, lo que da visibilidad a los logros cotidianos y refuerza un lugar de trabajo positivo e inclusivo.

• Comentarios y encuestas integrados: las plantillas de encuestas integradas sustituyen a herramientas como Google Forms, lo que permite al departamento de RR. HH. lanzar encuestas de incorporación, pulso y compromiso en cuestión de minutos. El motor de encuestas Xoxodayestá totalmente integrado con la plataforma de compromiso, lo que mejora las tasas de respuesta, captura datos más completos y permite al departamento de RR. HH. actuar rápidamente sobre la información obtenida a través de paneles de control en tiempo real.

• Refuerzo cultural a través del reconocimiento continuo: el programa reúne premios puntuales, premios a la excelencia y premios a la lealtad en una plataforma unificada, lo que garantiza niveles constantes de motivación y satisfacción en toda la plantilla. Con Xoxoday, el reconocimiento, las recompensas y los análisis convergen, lo que convierte la cultura del agradecimiento en una realidad diaria y escalable, en lugar de un evento anual.

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Impacto

• Eficiencia administrativa: reducción del 65 % en el esfuerzo de RR. HH. y administración gracias a la automatización de las recompensas.
• Satisfacción de los empleados: mejora notable en la moral y el compromiso tras un reconocimiento oportuno y automatizado.
• Precisión en los hitos: Automatización al 100 % de los aniversarios laborales, cumpleaños e hitos personales.
• Visibilidad del compromiso: el reconocimiento entre compañeros aumentó la participación en toda la plataforma en un 47 %.
• Adopción de encuestas: Las encuestas sobre nuevos empleados y compromiso lograron tasas de respuesta superiores al 80 %.
• Refuerzo cultural: El reconocimiento constante a lo largo del año ha creado una cultura de reconocimiento y pertenencia.

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Conclusión

A través de Xoxoday, FCA India automatizó con éxito sus programas de recompensas y reconocimiento, reduciendo la brecha entre los flujos de trabajo de RR. HH. y la experiencia de los empleados.
Al celebrar cada hito, ya sea personal o profesional, e introducir herramientas de retroalimentación fáciles de usar, la empresa creó una cultura de reconocimiento oportuna, inclusiva y significativa.

La iniciativa no solo mejoró la satisfacción de los empleados, sino que también permitió al departamento de RR. HH. centrarse en el compromiso estratégico en lugar de en el seguimiento manual, lo que supuso un gran paso en el camino de FCA India hacia la gestión de la experiencia de los empleados basada en lo digital.