Desafíos  

Los equipos de operaciones de investigación gestionan la columna vertebral de la ejecución de los proyectos, pero los flujos de trabajo inconsistentes y los incentivos desalineados obstaculizaban la eficiencia. Con el aumento de las expectativas de los clientes, la organización tenía dificultades para garantizar plazos predecibles y una ejecución fluida.

La empresa se enfrentó a varios retos operativos:

• Retrasos en los estudios multimercado debido a cambios en las prioridades y a la ineficiencia de los recursos.

• Excesos de costes debido a una asignación presupuestaria inconsistente y a una mala gestión de los proveedores.

• El rendimiento irregular de los proveedores afecta a la calidad de los datos y a los plazos.

• Lenta resolución de los problemas del proyecto, lo que provoca cuellos de botella y retrasos en la entrega.

• Falta de reconocimiento estructurado para los empleados que mejoran los procesos o reducen el desperdicio operativo.

• Colaboración mínima entre proyectos, lo que da lugar a una duplicación de esfuerzos y a una infrautilización de los conocimientos especializados.

Estos retos debilitaron la fiabilidad de las entregas y aumentaron la presión operativa en todos los equipos.

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Personas involucradas

La iniciativa involucró múltiples funciones en las áreas operativas y de ejecución:

• Gerentes de proyectos

• Especialistas en operaciones

• Equipos de gestión de proveedores

• Equipos de control de calidad y cumplimiento normativo

• Supervisores de trabajo de campo

• Responsables de la ejecución de la investigación

• Equipos de excelencia operativa y estrategia

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La solución

Para impulsar la coherencia operativa y reforzar la disciplina en la ejecución de proyectos, la organización implementó un programa de excelencia operativa y reconocimiento del rendimiento habilitado por Xoxoday Empuls. Esta solución recompensaba la responsabilidad, la eficiencia, la resolución de problemas y el apoyo interfuncional.

• Bonificaciones por entrega puntual: Se reconoció a los gestores de proyectos por cumplir sistemáticamente los plazos de entrega internos y de los clientes, lo que reforzó la responsabilidad y el cumplimiento de los calendarios.

• Reconocimiento de la gestión presupuestaria: los equipos operativos que entregaron proyectos de alta calidad dentro del presupuesto obtuvieron recompensas que fomentaron la asignación responsable de los recursos.

• Excelencia en la gestión de proveedores: Los gestores de proyectos que mantuvieron sólidas relaciones con los proveedores, garantizaron entregas puntuales y negociaron condiciones favorables recibieron un reconocimiento por su excelencia en la colaboración.

• Premios por resolución de problemas: Los miembros del equipo que recuperaron proyectos en riesgo, resolvieron retos inesperados o demostraron una gestión excepcional de crisis fueron recompensados por su resiliencia operativa.

• Reconocimiento por la mejora de procesos: los empleados que identificaron ineficiencias en los flujos de trabajo, propusieron oportunidades de automatización o implementaron mejoras documentadas obtuvieron recompensas basadas en la innovación.

• Colaboración entre proyectos: El personal que apoyó a sus compañeros en diferentes estudios, compartió herramientas o aportó sus conocimientos recibió premios a la colaboración que reforzaron la cohesión del equipo.

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Impacto

El marco de reconocimiento mejoró significativamente el rendimiento operativo en todos los programas de investigación del GCC, lo que se tradujo en resultados cuantificables.

• Mejora del cumplimiento puntual de los proyectos en un 32 %, lo que redujo los retrasos en los estudios realizados en varios países.

• Reducción de los sobrecostos en un 27 %, lo que fortaleció el control financiero y la eficiencia operativa.

• Aumento del rendimiento de los proveedores en un 41 %, lo que se traduce en un trabajo de campo más fluido y una mayor rapidez en la entrega.

• Reducción del tiempo de resolución de problemas en un 38 %, lo que acelera la recuperación de los proyectos y la precisión en la entrega.

• Se logró un aumento de tres veces en las iniciativas de mejora de procesos, impulsadas por un reconocimiento estructurado.

• Se ha reforzado la colaboración entre proyectos en un 45 %, lo que ha permitido una mejor utilización de los recursos y el intercambio de conocimientos.

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Conclusión

A través de un programa estructurado de excelencia operativa y reconocimiento del rendimiento, la organización transformó su capacidad para llevar a cabo proyectos de investigación complejos en los mercados del CCG. Al recompensar la entrega puntual, la disciplina financiera, la excelencia de los proveedores, la resiliencia y la colaboración, la empresa reforzó su base operativa y redujo las ineficiencias. Con una cultura de rendimiento mejorada y una mayor capacidad de entrega, el equipo de operaciones de investigación está ahora en condiciones de apoyar una ejecución más rápida y fiable para los clientes de investigación globales.