Desafíos

Gestionar una gran organización de ventas sobre el terreno a través de canales comerciales generales y modernos es fundamental para un fabricante líder de bienes de consumo. Sin embargo, los flujos de trabajo manuales relacionados con los incentivos, la comunicación inconsistente y la visibilidad limitada dificultaban que los equipos de primera línea mantuvieran la motivación, comprendieran las ganancias y se alinearan con los objetivos de ingresos. Con múltiples líneas de productos, estructuras regionales variadas y frecuentes impulsos del mercado, ampliar los programas de incentivos y garantizar la alineación entre los equipos se convirtió en un reto cada vez mayor.

• Aumento de la pérdida de ventas debido a la falta de claridad en las ganancias y los retrasos en los pagos: los representantes de campo carecían de visibilidad oportuna sobre las comisiones, las acumulaciones y el logro de objetivos, lo que afectaba a la motivación y la retención.
• Los procesos manuales de comisiones ralentizaron las ventas y las ventas secundarias: los cálculos basados en hojas de cálculo en todos los territorios, RTM y líneas de productos provocaron retrasos en los pagos, errores y falta de confianza.
• Falta de claridad en los objetivos, las normas de pago y el progreso semanal: los representantes tenían dificultades para realizar un seguimiento del rendimiento por SKU/categoría, cobertura de puntos de venta y estado de los incentivos en tiempo real.
• Ampliación de la incorporación y la implementación de incentivos en todas las regiones y funciones: El lanzamiento o la actualización de las estructuras de incentivos para los equipos GT/MT era un proceso lento, propenso a errores y que requería una amplia coordinación.
• Visibilidad fragmentada de los gerentes sobre el rendimiento y el impacto de las campañas: los gerentes de ventas carecían de un panel de control unificado que les proporcionara información en tiempo real sobre la actividad del equipo, los pagos, la combinación de SKU y las tendencias regionales.

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Personas involucradas

• Representantes de ventas: cerrar pedidos, ampliar la cobertura, realizar un seguimiento de los objetivos y las comisiones. ‍
• Gerentes de área/regionales: Supervisan los logros, la combinación de SKU, el progreso de los hitos y el impacto de las campañas. ‍
• Operaciones de ventas: Configurar planes, territorios, reglas, excepciones y auditorías. ‍
• Equipos financieros: Validen los ingresos y garanticen que el procesamiento de los pagos cumpla con la normativa. ‍
• Superadministrador: Gobernanza, control de acceso y gestión de versiones de los planes de incentivos.

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La solución

Xoxoday Compass la organizaciónCompass pasar de flujos de trabajo de incentivos manuales y fragmentados a un sistema de rendimiento de ventas unificado y automatizado. La plataforma aportó claridad, rapidez y transparencia a todas las etapas del ciclo de vida de las ventas: automatizó las comisiones, impulsó los paneles de control en tiempo real, permitió la celebración de concursos de ventas regionales y ofreció pagos instantáneos vinculados a los hitos de rendimiento.  

Gracias a las integraciones perfectas entre CRM y ERP y a la visibilidad respaldada por análisis para los representantes y gerentes, Compass un entorno estructurado y de alto rendimiento que mejoró la alineación, redujo las disputas y fortaleció la retención general de ventas.

• Seguimiento transparente de comisiones: Xoxoday Compass a la perfección con Hubspot para automatizar reglas de incentivos complejas, lo que proporcionó a los representantes visibilidad en tiempo real de los objetivos, las ganancias y los plazos de pago, eliminando la ambigüedad y reduciendo el desgaste.
• Paneles de control de incentivos en tiempo real: los representantes de ventas realizaban un seguimiento instantáneo del rendimiento por SKU, categoría, tipo de punto de venta y región. Los gerentes de área y regionales accedían a paneles de control unificados que resumían los logros, la ejecución de rutas y el estado de los pagos.
• Ejecución más rápida de las ventas gracias a la automatización de los incentivos: los hitos de los incentivos se vincularon directamente al cierre de pedidos y a los eventos de venta total, lo que redujo los retrasos en las aprobaciones y fomentó un movimiento más rápido de las referencias prioritarias.
• Programas de incentivos por niveles para GT y MT: los niveles basados en la ubicación, la función y el producto alineaban las recompensas con los objetivos estratégicos, lo que garantizaba el enfoque en categorías de alto margen, impulsos estacionales y lanzamientos de nuevos productos.
• Incorporación digital y despliegue en todas las regiones: las plantillas de incentivos preconfiguradas permitieron a la empresa incorporar a los nuevos empleados y lanzar rápidamente nuevos planes en diversos territorios y RTM.
• Gestión y análisis del rendimiento: un panel de control centralizado unificó los KPI, los pagos y la información sobre las ventas, lo que ayudó a los gerentes y a los directivos a comprender las tendencias regionales, los niveles de participación y la eficacia de las campañas.
• Automatización de pagos en tiempo real: los pagos instantáneos y conformes con la normativa a carteras digitales reforzaron la motivación continua, lo que generó un mayor impulso en los equipos de primera línea.
• Integración perfecta con los sistemas existentes: nuestra solución de automatización de comisiones de ventas se integró perfectamente con Hubspot y Darwinbox, lo que garantizó la sincronización en tiempo real de los datos de ventas, los perfiles de los representantes, las reglas de incentivos, los objetivos y las actualizaciones de pagos. Esta automatización eliminó la introducción manual de datos, minimizó los errores y garantizó un cálculo preciso y listo para la auditoría de los incentivos para los equipos de operaciones de ventas y finanzas.

Impacto

• Reducción del 22 % en la pérdida de personal de ventas sobre el terreno gracias a la visibilidad transparente y en tiempo real de las comisiones.

• Ciclo de ventas un 18 % más rápido impulsado por cierres de pedidos vinculados a incentivos.

• El 92 % de los representantes tienen objetivos y ganancias claros, lo que reduce significativamente las consultas sobre pagos.

• Crecimiento regional de las ventas del 12 % respaldado por incentivos escalonados y concursos gamificados.

• 40 % menos de tiempo dedicado a la elaboración de informes por parte de los gerentes gracias a los paneles de control automatizados y los datos unificados.

• 98 millones de rupias indias en pagos de incentivos automatizados procesados durante seis meses, lo que garantiza comisiones puntuales y sin errores, así como una mayor motivación de ventas.

• Aumento del 15 % en las horas de venta por representante gracias a pagos más rápidos y menos disputas.

Conclusión

Al estandarizar el diseño de incentivos, automatizar los flujos de trabajo de comisiones y reforzar los comportamientos de ventas deseados, el fabricante mejoró la retención, la velocidad de ejecución y el crecimiento regional.  

La información clara sobre los ingresos y los pagos auditables reforzaron la confianza, mientras que los programas por niveles alinearon los esfuerzos sobre el terreno con los SKU y territorios prioritarios, lo que se tradujo en una fuerza de ventas más motivada y productiva.