Desafíos

A medida que la marca de lujo ampliaba su gama de sedanes, SUV y vehículos eléctricos, el volumen y la complejidad de sus programas de incentivos crecieron exponencialmente. Sin embargo, los sistemas subyacentes utilizados para gestionar los incentivos seguían estando obsoletos.

• Los flujos de trabajo basados en Excel generaban problemas de precisión: los representantes de ventas dependían de los equipos regionales para realizar cálculos basados en hojas de cálculo. Los pequeños errores en la introducción de datos a menudo se convertían en pagos inexactos, lo que provocaba desconfianza entre las franquicias.

• Los sistemas fragmentados de concesionarios crearon silos de datos: cada una de las 33 franquicias mantenía sus propios procesos de reserva, entrega y seguimiento de incentivos. No existía una visión unificada del rendimiento de las ventas ni de la calificación de los incentivos.

• Las cadenas de aprobación ralentizaron considerablemente los pagos: las aprobaciones de la Comisión requerían validaciones secuenciales por parte de los responsables de los concesionarios, los equipos de ventas regionales y los equipos financieros. Esto a menudo añadía semanas al ciclo de pago.

• La falta de visibilidad en tiempo real desmotivaba a los equipos de ventas: los ejecutivos de ventas no disponían de un método coherente para realizar un seguimiento de la elegibilidad para los pagos o del progreso con respecto a los objetivos. La baja transparencia provocaba desmotivación y reducía la responsabilidad.

• Incapacidad para adaptarse a las nuevas líneas de productos: a medida que la marca introdujo vehículos eléctricos y modelos de alto rendimiento, las estructuras de incentivos se volvieron más complejas. El proceso heredado no podía soportar una lógica de incentivos variada ni el rápido lanzamiento de campañas.

Los directivos reconocieron que la fricción causada por estos retos estaba afectando directamente a la moral, la precisión y la capacidad de la marca para recompensar de forma coherente el alto rendimiento.

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Personas involucradas

• Directores regionales de ventas

• Directores de concesionarios y jefes territoriales

• Ejecutivos de ventas y representantes de campo

• Equipos de RR. HH. y Finanzas para la validación de pagos

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Configuración e implementación de la plataforma

La marca alemana de automóviles de lujo implementó Xoxoday automatizar sus complejos programas de incentivos, reducir el tiempo de procesamiento y mejorar la visibilidad del rendimiento en toda su red de concesionarios.

La implementación duró 10 semanas, abarcó 33 concesionarios e integró canales de datos entre los sistemas CRM, ERP y DMS.

• Integraciones: SAP ERP, Oracle Finance, Sistema de gestión de concesionarios (DMS)

• Modelo de recompensa: Modelo de incentivos de puntos por dinero en efectivo con aprobaciones automatizadas.

• Cobertura del programa: más de 1000 usuarios en los departamentos de ventas y posventa.

La marca necesitaba una plataforma de incentivos de alta precisión que eliminara las dependencias manuales y ofreciera una visibilidad completa en todas las franquicias. El trabajo de implementación se centró en la creación de flujos de trabajo automatizados que admitieran una lógica de incentivos compleja en todas las líneas de productos y regiones.

• Configuración de la automatización: se configuraron multiplicadores de rendimiento, bonificaciones por logros y lógica de campaña específica para cada producto.
• Gamificación y paneles de control: Se introdujeron tablas de clasificación, indicadores de progreso y concursos trimestrales para fomentar la participación. ‍
• Integración de datos: sistemas CRM y DMS unificados para el seguimiento en tiempo real de reservas, pagos y tasas de cumplimiento. ‍
• Flujo de trabajo de aprobación: validación automatizada y desembolsos de pagos para minimizar los errores manuales. ‍
• Información sobre el rendimiento: los paneles de análisis en tiempo real proporcionaron total transparencia a los directores regionales.

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La solución

Xoxoday un ecosistema de automatización de incentivos de alta precisión diseñado para satisfacer las expectativas de excelencia, escalabilidad y transparencia de la marca.

• Automatización del 90 % de la lógica de incentivos: todas las reglas de incentivos, desde los multiplicadores de rendimiento y las bonificaciones trimestrales hasta las recompensas específicas por producto, se configuraron en Compass. Esto eliminó la intervención manual y garantizó una precisión de cálculo del 99,9 %.

• Los paneles de control gamificados aumentaron la motivación diaria: los representantes de ventas recibieron paneles de control personalizados que mostraban las ganancias diarias, las rachas, los porcentajes de logros y las posiciones en los concursos en curso. Esta visibilidad creó una competencia sana y aumentó la participación.

• Gestión unificada de incentivos en 33 concesionarios: Xoxoday SAP, Oracle Finance y el DMS en un solo sistema, lo que permite a los directores regionales y a los propietarios de franquicias acceder a datos coherentes en tiempo real sobre el rendimiento de los KPI y los pagos.

• Flujo de trabajo de aprobación transparente: los flujos de validación automatizados garantizaron el cumplimiento normativo y eliminaron los retrasos en varios niveles. Las aprobaciones se realizaron de forma digital, lo que redujo el tiempo de tramitación de los pagos en un 75 %.

• Diseño de incentivos multinivel: se implementaron bonificaciones trimestrales por rendimiento, recompensas basadas en la colaboración, incentivos por el lanzamiento de nuevos modelos y planes específicos para vehículos eléctricos dentro de Compass depender de hojas de cálculo ni cálculos manuales.

• Arquitectura de incentivos escalable: el sistema se diseñó para adaptarse al instante a nuevos modelos, reorganizaciones territoriales y lógicas de campaña, lo que lo prepara para futuros lanzamientos y expansiones.

• Información basada en datos para el liderazgo: los directores regionales de ventas recibieron informes detallados sobre el rendimiento de las franquicias, la distribución de pagos y el retorno de la inversión en incentivos, lo que les permitió tomar decisiones y ofrecer orientación de forma proactiva.

En conjunto, estas capacidades transformaron las operaciones de incentivos en una experiencia fluida, basada en datos y muy atractiva para todas las partes interesadas.

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Impacto

• Automatización del 90 % de los procesos de incentivos y pagos.

• 99,9 % de precisión en el cálculo de comisiones.

• Aumento del 75 % en la rapidez de los pagos en 33 concesionarios.

• Reducción del 40 % en las disputas relacionadas con los pagos.

• Mejora del 25 % en la productividad de las ventas.

• Reducción del 80 % en el esfuerzo manual de generación de informes y validación.

• Índice de satisfacción de los usuarios del 85 % en los tres primeros meses.

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Conclusión

La colaboración con Xoxoday la marca alemana de automóviles de lujo Xoxoday transformar su ecosistema de incentivos en un modelo de precisión, rapidez y transparencia, reflejando así su propia filosofía de producto.

La plataforma aportó coherencia y automatización a la gestión de incentivos, lo que permitió a los equipos de ventas centrarse en el rendimiento en lugar de en los procesos.
Gracias a los paneles de control gamificados, la comunicación en tiempo real y los pagos instantáneos, la moral de los equipos de ventas se disparó, la eficiencia operativa mejoró y los directivos obtuvieron una visibilidad completa de las métricas de rendimiento en todas las regiones.

En cuestión de meses, Compass una parte integral de la cultura de ventas de la marca, impulsando la confianza, la transparencia y el crecimiento en todos los concesionarios.