Desafíos

Antes de adoptar Xoxoday, los equipos de cumplimiento normativo y operaciones de la empresa fintech trabajaban en un entorno de alta presión, con plazos estrictos, volúmenes de transacciones cada vez mayores y un reconocimiento mínimo por su trabajo, basado en la precisión. La mayoría de los flujos de trabajo eran manuales, fragmentados y requerían mucho tiempo. Esto no solo aumentaba el riesgo de errores, sino que también provocaba fatiga operativa y baja moral.

La dirección necesitaba una forma sistemática de reforzar la precisión, optimizar las tareas de cumplimiento normativo, reducir los gastos generales manuales y reconocer el trabajo de gran impacto realizado por los equipos administrativos, que a menudo pasa desapercibido.

Entre los principales retos se encontraban:

• Alta dependencia manual: los equipos de riesgo y procesamiento dedicaban muchas horas a conciliar datos y preparar informes de cumplimiento de forma manual.
• Tasas de error: Las frecuentes imprecisiones en la validación de datos y el etiquetado de transacciones afectaron al rendimiento del SLA y a las escaladas.
• Reconocimiento limitado: los equipos administrativos recibieron poco reconocimiento por su precisión, prevención del fraude o envíos puntuales.
• Presión por el cumplimiento normativo: el rápido crecimiento del volumen de transacciones aumentó el riesgo de fallos en las auditorías y de incumplimiento de los plazos.
• Baja moral: la visibilidad mínima de los logros del equipo redujo el compromiso, la motivación y el sentido de pertenencia.

Personas involucradas

• Jefe de cumplimiento normativo: Supervisa los controles de riesgos, la preparación para auditorías y el cumplimiento normativo.
• Gerentes de operaciones de riesgo: Realizar un seguimiento de la precisión, las métricas de detección de fraudes y el rendimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
• Responsables de cumplimiento normativo: validar transacciones, preparar informes de auditoría y realizar comprobaciones AML/KYC.
• Equipos de procesamiento y conciliación: se encargan de las tareas diarias de validación, liquidación y gestión de excepciones.
• Equipos de supervisión del fraude: detectan actividades sospechosas y escalan los casos de alto riesgo.
• Equipos de RR. HH. y compromiso: gestionan los programas de recompensas y la gobernanza del reconocimiento.
• Equipos de liderazgo y auditoría: utilicen paneles de control para realizar un seguimiento del estado del cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.

Configuración e implementación de la plataforma

La empresa adoptó la plataforma de cumplimiento normativo y reconocimiento de procesos Xoxodaypara automatizar los flujos de trabajo de reconocimiento, mejorar el seguimiento de la precisión y reforzar la motivación de los equipos de riesgo, conciliación y back-office. La implementación siguió un marco estructurado, centrado en el cumplimiento normativo y adaptado a operaciones multirregionales.

1. Integración con los sistemas centrales: conectamos Xoxoday CRM, procesamiento de transacciones, sistemas AML y herramientas de detección de fraudes para activar automáticamente el reconocimiento cuando las tareas de cumplimiento se completaban con precisión.
2. Mapeo de procesos: Alineación de los desencadenantes de recompensas con los flujos de trabajo para la conciliación, la detección de blanqueo de capitales, las comprobaciones de fraude y la presentación de informes reglamentarios.
3. Acceso basado en roles: niveles de visibilidad y acceso definidos para los equipos de operaciones, cumplimiento normativo y gestión con el fin de proteger los datos confidenciales.
4. Marco de reconocimiento: Se introdujeron categorías como «Estrella de la precisión», «Defensor del riesgo» y «Héroe de la auditoría», vinculadas a indicadores de rendimiento medibles.
5. Pagos en múltiples divisas: Opciones de recompensa en USD y CAD habilitadas (vales digitales, tarjetas prepago y productos) para equipos transfronterizos.
6. Panel de control de cumplimiento: Paneles de control activados en tiempo real para supervisar la precisión, el rendimiento del SLA y la frecuencia de reconocimiento.
7. Información y generación de informes sobre datos: introducción de análisis para realizar un seguimiento de las tendencias en la detección de fraudes, la eficiencia de las tareas y la preparación para auditorías internas y externas.
8. Capacitación de los empleados: Capacitación de responsables de cumplimiento normativo y líderes de procesos para interpretar la información obtenida a partir de los datos e impulsar la mejora continua.

La solución

Una vez integrada la plataforma, la organización pasó a adoptar una cultura de cumplimiento más cuantificable y basada en el reconocimiento. Cada avance en materia de precisión, detección temprana de fraudes o hito en materia de auditoría se hizo visible y se celebró. Esto no solo mejoró la moral, sino que también reforzó la responsabilidad y la disciplina operativa.

La solución creó un marco unificado en el que la excelencia en el cumplimiento normativo se vinculaba directamente con las recompensas, la visibilidad y la mejora continua, lo que ayudaba a los equipos a mantener la motivación al tiempo que mejoraban su rendimiento.

Los componentes clave de la solución incluían:

1. Reconocimiento basado en la precisión: reconocimiento automatizado para empleados que mantienen una alta precisión en tareas de conciliación, controles AML y evaluación de riesgos.
2. Hitos en la prevención del fraude: Recompensó la identificación temprana de transacciones sospechosas y los esfuerzos de alta calidad para escalar los casos de fraude.
3. Incentivos por preparación para auditorías: Se premió a los equipos que lograron auditorías internas y externas totalmente conformes, sin excepciones.
4. Alertas y paneles de control en tiempo real: Informes en directo sobre el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA), la precisión del cumplimiento normativo y las presentaciones de auditorías para impulsar la transparencia.
5. Colaboración interfuncional: Se introdujeron recompensas basadas en el trabajo en equipo que fomentaban la colaboración entre las funciones de fraude, AML y operaciones de riesgo.
6. Reconocimiento a la innovación: Se incentivó a los empleados que propusieron ideas de automatización o mejoras en los flujos de trabajo que redujeron los errores manuales.
7. Hitos de la formación en materia de cumplimiento normativo: concesión de micro-recompensas por completar las certificaciones AML/KYC, los cursos de actualización y los módulos de preparación para auditorías.
8. Gobernanza transparente: se garantizó que todos los desencadenantes de recompensas, envíos y registros de auditoría fueran totalmente trazables y estuvieran alineados con las directrices reglamentarias.

Impacto

• Mejora de la precisión: precisión del 99,8 % en la validación de transacciones en todos los flujos de trabajo de cumplimiento normativo.
• Detección de fraudes: reducción del 42 % en los incidentes de fraude gracias a la identificación proactiva y la escalada.
• Preparación para auditorías: reducción del tiempo de preparación de auditorías en un 55 % gracias a flujos de trabajo integrados y generación automatizada de informes.
• Eficiencia operativa: el tiempo de procesamiento se redujo de 10 a 6 horas por ciclo de tarea.
• Compromiso de los empleados: la participación en el reconocimiento aumentó un 65 % en los equipos de cumplimiento normativo y gestión de riesgos.
• Presentaciones de innovación: aumento del triple en las iniciativas de mejora de procesos impulsadas por los empleados.

Puntos de datos

• Más de 4,2 millones de dólares en transacciones validadas mensualmente a través de activadores de recompensas automatizados.
• Se mantuvo una precisión del 99,8 % durante tres trimestres consecutivos.
• Reducción del 42 % en los incidentes de fraude tras la automatización.
• Preparación de auditorías un 55 % más rápida
• Aumento del triple en las solicitudes de reconocimiento impulsadas por la innovación.

¿Por qué Xoxoday?

La empresa fintech seleccionó Xoxoday su capacidad para combinar la excelencia en materia de cumplimiento normativo con marcos de reconocimiento cuantificables. Los sistemas de la competencia carecían de integración de auditorías, seguimiento de la precisión en tiempo real y capacidades de validación automatizadas. Xoxoday la combinación ideal de transparencia en materia de cumplimiento normativo, recompensas por rendimiento y motivación de los empleados.

Conclusión

Al adoptar la plataforma de cumplimiento normativo y reconocimiento de procesos Xoxoday, la empresa fintech creó una cultura de precisión, responsabilidad y excelencia operativa. Los equipos obtuvieron visibilidad en tiempo real, el reconocimiento se volvió instantáneo y basado en datos, y las auditorías se hicieron más predecibles y rápidas. En cuestión de meses, la organización observó una reducción de los errores, ciclos de cumplimiento más rápidos y equipos altamente motivados y comprometidos con ofrecer integridad a gran escala.

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