Desafíos

A medida que la empresa seguía creciendo, los equipos de RR. HH. y liderazgo se dieron cuenta de que sus esfuerzos de reconocimiento eran fragmentados e inconsistentes entre las distintas ubicaciones. Los empleados no experimentaban el reconocimiento de la misma manera, y la falta de estructura dificultaba medir el impacto, impulsar la adopción o alinear las recompensas con los resultados de rendimiento.

• Distribución manual de recompensas: RR. HH. procesaba los presupuestos y las aprobaciones de reconocimientos mediante hojas de cálculo, lo que provocaba retrasos y errores.
• Falta de visibilidad de los datos: no existía un sistema unificado para realizar un seguimiento de las tendencias de participación, los patrones de canje o el retorno de la inversión del gasto en recompensas.
• Adopción desigual de la plataforma: los asesores y el personal operativo rara vez utilizaban las antiguas herramientas de recompensa basadas en la intranet, lo que limitaba el alcance del programa.
• Frecuencia de reconocimiento limitada: el reconocimiento se producía principalmente durante las revisiones trimestrales, lo que hacía que se pasaran por alto los logros cotidianos.
• No existe relación entre el rendimiento y las recompensas: el éxito en el cumplimiento normativo, el crecimiento de los activos bajo gestión o la excelencia en el servicio al cliente no se reconocían ni se recompensaban de forma sistemática.

Personas involucradas

• Equipos de operaciones de cartera: se encargaban de la incorporación de clientes, las comprobaciones KYC y las tareas de conciliación.
• Equipos de atención al cliente y recursos humanos: Dirigieron el uso de la plataforma, la comunicación y la distribución de recompensas.
• Equipos de liderazgo: utilizaron paneles de análisis para obtener información sobre el rendimiento y optimizar el presupuesto.

Configuración e implementación de la plataforma

La empresa implementó la plataforma de compromiso de los empleados + Marketplace Xoxodaypara crear un ecosistema de reconocimiento unificado, automatizado y escalable.

• Ámbito de integración: Integrado con HRMS (Darwinbox), CRM y canales internos de Slack .
• Configuración de la automatización: recompensa los flujos de trabajo activados por los KPI de rendimiento y los eventos de RR. HH. (cumpleaños, aniversarios, hitos). ‍
• Gamificación del compromiso: Se han añadido insignias, retos por equipos y tablas de clasificación del progreso para mantener un compromiso continuo. ‍
• Coordinación de recompensas: carteras digitales configuradas con canje instantáneo y aprobaciones automatizadas. ‍
• Análisis e información: los paneles de control realizaban un seguimiento del retorno de la inversión, la tasa de canje y la actividad de participación por departamento.

La solución

La organización necesitaba un programa de reconocimiento optimizado, cuantificable y automatizado que motivara a los empleados a diario y redujera la carga de trabajo del departamento de RR. HH. Xoxoday un sistema estructurado de gestión de recompensas que alineaba el reconocimiento con los resultados de rendimiento, impulsó la adopción de la plataforma y permitió a los equipos directivos tomar decisiones basadas en datos.

• Flujos de trabajo automatizados para recompensas: todas las solicitudes, aprobaciones y pagos de recompensas se trasladaron a flujos de trabajo automatizados, lo que redujo la dependencia de RR. HH. Los jefes de departamento podían emitir recompensas instantáneas utilizando plantillas y presupuestos preaprobados.
• Alta adopción de la plataforma: la incorporación gamificada con retos específicos para cada departamento impulsó una fuerte participación. Durante el primer trimestre, el uso activo mensual alcanzó el 98 % entre toda la plantilla.
• Reconocimiento vinculado al rendimiento: las recompensas estaban vinculadas a hitos como el cumplimiento de los objetivos de AUM, cero alertas de auditoría y el cumplimiento del SLA. Los empleados podían realizar un seguimiento de los hitos, las recompensas y las posiciones en la clasificación directamente desde la Empuls .
• Seguimiento y análisis del retorno de la inversión: los paneles de análisis mostraban el valor total de las recompensas otorgadas, las tendencias de canje y las mejoras en el compromiso. Los equipos de liderazgo utilizaron la información obtenida para optimizar los presupuestos y maximizar el impacto del programa.

Impacto

• Reducción del 60 % en la carga de trabajo manual de RR. HH.
• 98 % de uso activo mensual entre 2500 empleados.
• Valor de la recompensa de más de 120 millones de rupias indias emitida con una tasa de canje superior al 75 %.
• Mejora del 68 % en las puntuaciones generales de compromiso.
• Reducción del 18 % en la rotación de personal en nueve meses.

Conclusión

La empresa logró pasar a un modelo de reconocimiento transparente, autosuficiente y basado en datos, impulsado por Xoxoday Empuls Marketplace. Con un 98 % de uso activo, una gran visibilidad del retorno de la inversión y una reducción del 60 % en el esfuerzo de RR. HH., la organización transformó el reconocimiento en una ventaja comercial cuantificable, lo que reforzó el compromiso, la motivación y la retención a largo plazo.