Comment une entreprise internationale a amélioré la communication interne grâce à un intranet social

À propos de l'entreprise

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Une entreprise internationale, dont les collaborateurs sont répartis entre ses bureaux, ses points de vente et ses sites d'exploitation, souhaitait améliorer la communication interne, le partage des connaissances et les liens entre ses employés.

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Alors que les employés utilisaient les e-mails, les outils de messagerie et les plateformes de productivité pour collaborer, l'entreprise ne disposait pas d'un espace numérique centralisé dédié aux actualités de l'entreprise, à la reconnaissance des mérites et aux interactions entre les employés. De ce fait, les informations importantes étaient souvent dispersées entre plusieurs outils, ce qui rendait difficile pour les employés de rester informés et impliqués.

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Pour remédier à cela, l'entreprise a mis en place l'intranet social basé sur l'IA Empuls, créant ainsi un espace de travail numérique centralisé dédié à la communication, à l'engagement et à la reconnaissance, tant pour les employés de bureau que pour ceux en contact direct avec la clientèle.

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Le défi

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Avant de mettre en place une plateforme d'intranet social unifiée, l'entreprise était confrontée à plusieurs défis en matière de communication et d'engagement.

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• Une communication fragmentée entre plusieurs outils : les annonces importantes de l'entreprise, les mises à jour des politiques et les actualités organisationnelles étaient diffusées via les e-mails, les outils de messagerie et les portails internes, ce qui rendait difficile pour les employés de trouver ou de suivre les informations importantes. La communication étant ainsi fragmentée, les employés passaient souvent à côté des mises à jour ou se tournaient vers des canaux informels pour s'informer.

• Faible participation aux initiatives visant à renforcer l'engagement : les équipes RH ont lancé des initiatives telles que des sondages, des discussions sur l'engagement, des programmes de retour d'expérience et des campagnes internes, mais la participation est restée faible en raison de l'absence d'une plateforme centrale où les employés auraient pu interagir et répondre facilement.

• Visibilité limitée de la culture d'entreprise et des réalisations : les étapes importantes pour les employés , telles que les promotions, les anniversaires de service, les réussites de projets et les réalisations collectives, étaient souvent célébrées au sein des équipes individuelles, mais rarement mises en avant à l'échelle de l'ensemble de l'organisation. Cela limitait les occasions de reconnaissance collective et rendait plus difficile la création d'un sentiment commun d'appartenance à la culture d'entreprise.

• Difficulté à atteindre les employés de première ligne et ceux qui ne travaillent pas derrière un bureau : de nombreux employés travaillant dans les magasins, les entrepôts et les environnements opérationnels ne consultaient pas régulièrement les portails intranet traditionnels. De ce fait, les employés de première ligne avaient souvent une visibilité limitée sur les actualités de l'entreprise, les messages de la direction et les programmes d'engagement.

• Manque d'informations sur l'engagement des employés : les équipes de communication interne disposaient d'une visibilité limitée sur la manière dont les employés réagissaient aux actualités de l'entreprise, ce qui rendait difficile de déterminer si les messages parvenaient bien aux employés ou s'ils suscitaient un engagement significatif. En l'absence de données claires sur la participation, il était difficile d'optimiser les stratégies de communication.

Tous ces défis ont rendu difficile pour l'organisation de favoriser une culture d'entreprise solidaire et motivée.

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La solution

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Pour relever ces défis, l'organisation a mis en place l'intranet Empuls , créant ainsi un espace de travail numérique centralisé où les employés peuvent communiquer, collaborer et célébrer leurs réussites.

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Cette plateforme a permis à l'entreprise de regrouper ses initiatives en matière de communication, de reconnaissance et d'engagement au sein d'un environnement numérique unique, facilitant ainsi la tâche des employés pour rester informés et connectés.

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Plusieurs fonctionnalités ont contribué à transformer l'expérience de communication interne de l'organisation.

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Communication d'entreprise centralisée

Empuls une plateforme de communication centralisée permettant aux dirigeants et aux équipes RH de partager des annonces, des informations sur l'entreprise, des changements de politique et des actualités organisationnelles.

Les employés pouvaient facilement consulter les dernières informations via un flux unique, ce qui réduisait leur dépendance à l'égard de canaux de communication dispersés. Cela garantissait que les messages importants parvenaient systématiquement aux employés, tous services et sites confondus.

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Reconnaissance sociale et célébrations

La plateforme a permis aux employés de célébrer leurs promotions, les succès de leurs projets, leurs anniversaires de service et leurs réussites personnelles par le biais de publications interactives sur les réseaux sociaux.

Les collègues pouvaient interagir avec ces publications à l'aide de réactions, de commentaires et de messages, créant ainsi des moments de reconnaissance visibles à l'échelle de l'entreprise. Cela a contribué à renforcer la culture d'entreprise et a encouragé les employés à célébrer les réussites de leurs collègues.

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Communautés et collaboration inter-équipes

Les employés pouvaient créer ou rejoindre des communautés thématiques ou professionnelles qui mettaient en relation des collègues de différents services et sites, unis par des intérêts communs. Ces groupes favorisaient le partage des connaissances, l'accompagnement lors de l'intégration et la collaboration entre équipes, tout en aidant les employés à tisser des liens plus solides au sein de l'entreprise.

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Sondages interactifs et avis des employés

Les équipes RH pouvaient lancer des sondages rapides, des quiz et des fils de discussion directement sur la plateforme afin de recueillir les commentaires des employés et d'encourager leur participation. Ces outils permettaient à la direction de recueillir en temps réel les opinions des employés, tout en rendant les initiatives visant à renforcer l'engagement plus interactives et plus accessibles.

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Tableaux de souhaits pour les étapes importantes et les occasions spéciales

Les tableaux de vœux numériques ont permis aux employés de toute l'entreprise de célébrer ensemble les anniversaires, les anniversaires de travail, les étapes importantes de leur parcours professionnel et les occasions spéciales. En remplaçant les panneaux d'affichage traditionnels par des espaces numériques interactifs, les employés ont pu partager leurs vœux, leurs messages et leurs félicitations où qu'ils se trouvent.

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Communication assistée par l'IA

Les fonctionnalités d'IA Empulsont aidé les employés à rédiger des publications plus claires et plus attrayantes en les aidant à rédiger des annonces, à structurer leurs messages et à améliorer la clarté de la communication. Cela a permis de maintenir une qualité de communication constante au sein des équipes tout en permettant aux employés de partager plus efficacement les dernières informations.

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‍L'affichage numérique pour favoriser l'engagement en première ligne

Afin de garantir que les employés en première ligne restent informés, l'organisation a étendu ses moyens de communication au-delà des appareils individuels en diffusant des annonces, des messages de reconnaissance et des mises à jour sur les écrans d'affichage numérique dans les bureaux, les magasins et les sites opérationnels. Cela a permis aux employés n'ayant pas régulièrement accès à la plateforme de rester informés et impliqués.

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Gamezone : des activités ludiques et interactives

Pour favoriser les interactions informelles et les petites pauses, les employés pouvaient accéder à des jeux ludiques directement depuis la plateforme. Les classements et les compétitions amicales ont contribué à encourager les interactions tout en créant des moments de détente au travail.

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Impact

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Quelques mois seulement après la mise en place de l'intranet social, l'organisation a constaté une nette amélioration de la communication et de l'engagement des employés.

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Conclusion

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En mettant en place un intranet social moderne basé sur Empuls, l'entreprise a transformé la manière dont les employés communiquaient et interagissaient au sein de l'entreprise.

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Les employés pouvaient facilement consulter les actualités de l'entreprise, célébrer les réussites, participer à des discussions et échanger avec leurs collègues depuis une seule et même plateforme numérique.

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Pour les équipes de direction et les services des ressources humaines, Empuls un moyen évolutif d'assurer une communication cohérente, d'améliorer la visibilité de l'engagement et de renforcer la culture d'entreprise.

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L'entreprise a ainsi mis en place un environnement de travail plus connecté, plus transparent et plus motivant pour l'ensemble de son personnel réparti sur plusieurs sites.

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