Portail en libre-service pour les employés

Comment tirer parti du libre-service des employés ?

• Convivial
• Personnaliser
• Suivi

1. Convivialité : la clé pour que les utilisateurs adoptent un système réside dans sa facilité d'utilisation. Un portail en libre-service de gestion des ressources humaines (GRH) obsolète, peu pratique et déroutant peut faire plus de mal que de bien.
   
   Vous devriez rechercher un système proposant un portail convivial doté d'une interface épurée et intuitive, d'un placement logique des boutons, d'icônes facilement reconnaissables, d'un langage familier et d'une navigation simple.
   
   Certains produits proposent même un guide intégré à la plateforme pour aider les utilisateurs à se familiariser avec la mise en page.
   
   De plus, la plupart des employés ne maîtrisent pas le jargon technique ni les subtilités qui sous-tendent leurs demandes. Il est donc judicieux de choisir une plateforme qui ne nécessite que des actions essentielles. En regroupant diverses fonctions telles que les finances, les ressources humaines et l'informatique au sein d'un portail de libre-service unifié destiné aux employés, ces derniers disposent d'un point de contact unique et convivial pour toute demande d'assistance ou de service.

2. Personnalisation : c'est essentiel pour garantir une expérience de marque positive et cohérente. Le portail doit non seulement s'aligner sur l'image de marque de votre organisation, mais aussi offrir des options de configuration pour rendre l'interaction de chaque employé unique.
   
   Pour améliorer la pertinence, vous pouvez évaluer le comportement passé d'un employé, comme les services qu'il a demandés ou ses préférences de travail. Par exemple, si un employé utilise fréquemment une fonction spécifique, celle-ci devrait être mise davantage en avant dans sa liste de sélection.
   
   Vous pouvez également créer des parcours d'apprentissage et des messages personnalisés, adaptés à des publics spécifiques, qu'il s'agisse d'une équipe ou d'un individu, afin d'offrir une expérience plus personnalisée.

3. Suivi : le fait de maintenir une connexion fluide du début à la fin, avec un suivi continu des demandes de service, permet d'éviter que des détails importants ne soient négligés. Les employés doivent pouvoir utiliser le portail pour vérifier l'état d'avancement de leurs demandes, consulter les délais de livraison prévus et évaluer différents scénarios de travail.

Une fois la demande traitée, une plateforme intégrée de libre-service pour les employés (ESS) vous permet d'évaluer la qualité du service grâce à des formulaires de commentaires et des enquêtes automatisées, garantissant ainsi la transparence et l'efficacité de l'ensemble du processus.

Qui utilise généralement les systèmes de libre-service destinés aux employés au sein d'une entreprise ?

Les systèmes de libre-service destinés aux employés sont principalement utilisés par les employés eux-mêmes. Ces systèmes sont conçus pour permettre à chaque employé d'accéder à ses informations personnelles en matière de ressources humaines et liées à son travail, et de les gérer.

Cela comprend des tâches telles que la mise à jour des informations personnelles, la consultation des bulletins de paie, la demande de congés et l'accès aux informations relatives aux avantages sociaux. Les responsables des ressources humaines et les managers peuvent également utiliser ces systèmes pour traiter et approuver les demandes des employés.

Dans quels cas un portail en libre-service destiné aux employés peut-il s'avérer utile ?

Un portail en libre-service destiné aux employés peut présenter les avantages suivants :

• Veille à ce que les dossiers des employés soient mis à jour
• Gérer son temps de manière proactive
• Suivi précis des heures et gestion des salaires
• Contribue à la satisfaction des employés

1. Garantit la mise à jour des dossiers des employés : un système en libre-service pour les employés simplifie les formalités administratives pour les responsables en permettant aux employés de mettre à jour eux-mêmes leurs informations personnelles.
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   Un système tel que Keka propose des rapports qui donnent un aperçu du taux de renseignement des informations sur les employés. Cette fonctionnalité vous permet de rappeler aux employés de compléter leurs informations personnelles lorsque cela est nécessaire.

2. Gérez le temps de manière proactive : vos employés doivent-ils encore remplir des formulaires ou envoyer des e-mails pour demander un congé ? Grâce à l'espace d'autogestion des employés (ESS), plus besoin de rechercher les dates demandées enfouies dans les e-mails. Vous pouvez désormais profiter de la commodité d'un logiciel de gestion des absences.
   
   Tout au long du processus, des alertes par e-mail tiennent toutes les parties concernées informées. Elles commencent dès qu'un employé soumet une demande de congé et se poursuivent jusqu'à ce qu'une décision soit prise. De plus, les registres de congés sont automatiquement mis à jour et accessibles aux personnes concernées.

3. Suivi précis des heures et gestion de la paie : vous souvenez-vous de l'époque où les feuilles de présence incomplètes et les employés qui oubliaient de pointer à la fin de leur journée de travail étaient un casse-tête courant ?
   
   Eh bien, désormais, grâce aux logiciels de gestion des temps et des présences en libre-service, les employés peuvent rapidement remplir leurs feuilles de temps dès qu'ils en reçoivent le rappel et effectuer les mises à jour nécessaires de leurs soldes. Disposer de feuilles de temps complètes et précises permet également d'éviter les erreurs dans le traitement de la paie.

4. Améliore la satisfaction des employés : grâce à l'ESS, les employés peuvent gérer eux-mêmes des tâches telles que la planification de leurs congés annuels, le suivi de leurs heures de travail et la mise à jour de leurs informations personnelles.
   
   Fini le temps où les employés devaient se débattre avec des montagnes de paperasse ou contacter plusieurs personnes pour obtenir des informations. Désormais, ils peuvent trouver rapidement des réponses à leurs questions en quelques clics seulement, grâce au portail d'auto-service destiné aux employés. Cette approche efficace leur permet de mieux utiliser leur temps de travail.
5. ‍Un système unique et centralisé : gérer les procédures papier et les boîtes de réception débordantes lors de la correction d'erreurs peut s'avérer une épreuve fastidieuse. En revanche, disposer d'une plateforme centralisée pour effectuer des corrections rapidement et efficacement vous fera gagner un temps précieux.
   
   Vous n'aurez plus à vous livrer à un va-et-vient incessant pour réimprimer des documents ou récupérer des e-mails. Un système de libre-service pour les employés centralise toutes les informations nécessaires en un seul endroit pratique.

Comment le libre-service des employés est-il utilisé dans les entreprises ?

Les demandes de congé peuvent être soumises en toute simplicité aux supérieurs hiérarchiques d'un simple clic et approuvées rapidement. Grâce au portail en libre-service destiné aux employés, il n'est plus nécessaire de passer par les RH ni d'imprimer les demandes de congé.

Le suivi des heures de travail et le calcul des heures supplémentaires sont désormais un jeu d'enfant. ESS calcule automatiquement les heures supplémentaires en fonction des heures de travail prévues pour chaque employé, ce qui évite au service des ressources humaines d'avoir à traiter les demandes relatives aux heures supplémentaires.

Le principal avantage du libre-service pour les employés réside dans la possibilité pour ces derniers de gérer et de mettre à jour leurs propres informations personnelles. Cela signifie que les employés peuvent effectuer eux-mêmes les modifications nécessaires, ce qui allège la charge de travail du service des ressources humaines et améliore la précision des données au sein de l'entreprise.