مراقبة الموظفين

من المسؤول عن مراقبة الموظفين؟

تشمل الأطراف الرئيسية المسؤولة عن مراقبة الموظفين ما يلي:

‍

• قسم الموارد البشرية (HR): غالبًا ما يشارك قسم الموارد البشرية في وضع سياسات مراقبة الموظفين وتنفيذها. وقد يتولى القسم الإشراف على وضع المبادئ التوجيهية، وإبلاغ الموظفين بالسياسات، والتعامل مع مخاوف الموظفين أو النزاعات المتعلقة بالمراقبة.
• قسم تكنولوجيا المعلومات: يتولى قسم تكنولوجيا المعلومات مسؤولية تنفيذ وصيانة تقنيات المراقبة، مثل البرامج والأنظمة التي تتعقب استخدام أجهزة الكمبيوتر وأنشطة الإنترنت وأمن الشبكة. كما يضمن القسم امتثال أدوات المراقبة لمعايير الخصوصية والمعايير القانونية.
• الإدارة والمشرفون: يلعب المديرون والمشرفون دورًا في مراقبة أداء الموظفين وسلوكهم داخل فرقهم. وقد يشمل ذلك متابعة سير العمل، وضمان الالتزام بالسياسات، وتقديم الملاحظات بناءً على مؤشرات الأداء.
• فرق الشؤون القانونية والامتثال: تتولى فرق الشؤون القانونية والامتثال مسؤولية ضمان امتثال ممارسات مراقبة الموظفين للقوانين واللوائح ذات الصلة. وقد تقدم هذه الفرق إرشادات بشأن الآثار القانونية المترتبة على المراقبة، وتساعد في وضع سياسات تتوافق مع المتطلبات القانونية.
• قيادة الشركة والمسؤولون التنفيذيون: قد تشارك قيادة الشركة ، بما في ذلك المسؤولون التنفيذيون والإدارة العليا، في تحديد التوجه العام ونهج مراقبة الموظفين. وقد يتخذون قرارات بشأن نطاق المراقبة ويضمنون توافقها مع قيم وأهداف المؤسسة.
• الموظفون: للموظفين أنفسهم دور في فهم سياسات المراقبة والالتزام بها. فهم مسؤولون عن الامتثال لإرشادات الشركة، وعن إدراك مدى إمكانية مراقبة أنشطتهم.
• فرق التدقيق الداخلي أو الأمن: قد تشارك فرق التدقيق الداخلي أو الأمن في عملية المراقبة لأغراض تتعلق بالامتثال والأمن. وقد تركز هذه الفرق على كشف ومنع الوصول غير المصرح به إلى المعلومات الحساسة وضمان سلامة أنظمة المؤسسة.
• مسؤولو الأخلاقيات والامتثال: تضم بعض المؤسسات مسؤولين عن الأخلاقيات والامتثال يتولون الإشراف على الممارسات الأخلاقية داخل الشركة. وقد يضطلعون بدور في ضمان توافق ممارسات الرصد مع المعايير الأخلاقية ومدونة قواعد السلوك الخاصة بالمؤسسة.

لماذا من المهم الحفاظ على الخصوصية عند مراقبة الموظفين؟

فيما يلي الأسباب الرئيسية التي تجعل الخصوصية في مراقبة الموظفين أمرًا مهمًا:

‍

• الامتثال القانوني:يعد الامتثال لقوانين ولوائح الخصوصية أمرًا بالغ الأهمية. ففي العديد من الولايات القضائية، توجد قوانين محددة تنظم جمع بيانات الموظفين وتخزينها واستخدامها. وقد يؤدي عدم الالتزام بهذه اللوائح إلى عواقب قانونية، بما في ذلك الغرامات والإجراءات القانونية.
• ثقة الموظفين ومعنوياتهم: إن احترام الخصوصية يسهم في تهيئة بيئة عمل إيجابية ويبني الثقة بين أصحاب العمل والموظفين. أما المراقبة المفرطة أو المتطفلة، فقد تؤدي إلى انعدام الثقة وتدني المعنويات، فضلاً عن تأثيرها السلبي على تفاعل الموظفين.
• حقوق الموظفين: للموظفين الحق في الخصوصية، ويمتد هذا الحق ليشمل مكان العمل. ويعد احترام حقوق الخصوصية للموظفين أمرًا ضروريًا للحفاظ على الممارسات الأخلاقية وإظهار الالتزام برفاهية الموظفين.
• الاحتفاظ بالموظفين وتوظيفهم: من المرجح أن يجذب مكان العمل الذي يولي أهمية للخصوصية الموظفين الموهوبين ويحافظ عليهم. يتزايد قلق الباحثين عن عمل والموظفين الحاليين بشأن خصوصيتهم، وقد تتمتع المؤسسات التي تولي أولوية لهذا الجانب بميزة تنافسية.
• تجنب التمييز والتحيز: قد تنشأ حالات تحيز غير مقصودة عند استخدام بيانات المراقبة بشكل غير سليم. وتساعد حماية خصوصية الموظفين على الحد من مخاطر الممارسات التمييزية وتضمن أن تستند قرارات التوظيف إلى معايير عادلة وموضوعية.
• تقليل المسؤولية القانونية: قد تؤدي ممارسات المراقبة المتطفلة إلى زيادة مخاطر النزاعات القانونية وشكاوى الموظفين. ويؤدي الحفاظ على الخصوصية إلى تقليل احتمالية تحمل المسؤولية القانونية، كما يساعد المؤسسات على تجنب التحديات القانونية المرتبطة بممارسات المراقبة غير السليمة.
• التركيز على النتائج والعلاقات القائمة على الثقة: إن اتباع نهج يركز على النتائج، حيث تُمنح الموظفين الثقة في تحقيق الأهداف بناءً على أدائهم، يعزز ثقافة عمل أكثر إيجابية. كما أن التركيز على النتائج بدلاً من المراقبة المستمرة يعزز الشعور بالمسؤولية والاستقلالية.
• تعزيز إنتاجية الموظفين: من المرجح أن يكون الموظفون أكثر إنتاجية وتركيزًا على عملهم عندما يشعرون بأن خصوصيتهم تُحترم. فقد تؤدي المراقبة المستمرة إلى الشعور بالقلق والتوتر، مما يؤثر سلبًا على الإنتاجية الإجمالية.
• التخفيف من حدة المقاومة والرفض: قد تؤدي المراقبة المفرطة إلى مقاومة ورفض من جانب الموظفين. ومن خلال الحفاظ على التوازن واحترام الخصوصية، يمكن للمؤسسات أن تقلل من احتمالية حدوث ردود فعل سلبية ومعارضة لمبادرات المراقبة.
• رفاهية الموظفين: تعد حماية خصوصية الموظفين جانبًا أساسيًا في دعم رفاهيتهم بشكل عام. فهي تساهم في تحقيق توازن صحي بين العمل والحياة الشخصية، وتساعد في تهيئة بيئة عمل إيجابية وداعمة.
• إدارة السمعة: يمكن أن تؤدي انتهاكات الخصوصية إلى الإضرار بسمعة المؤسسة. وقد تؤدي الأخبار المتعلقة بممارسات المراقبة المتطفلة إلى دعاية سلبية وتؤثر على صورة الشركة لدى العملاء والزبائن والجمهور.
• الاعتبارات الثقافية والأخلاقية: يعكس التزام المؤسسة بالخصوصية قيمها ومعاييرها الأخلاقية. كما أن إظهار الالتزام باحترام خصوصية الموظفين يسهم في تكوين ثقافة مؤسسية إيجابية.

كيف تتم مراقبة الموظفين؟

الطرق التي يتم بها مراقبة الموظفين هي:

• مراقبة أجهزة الكمبيوتر: غالبًا ما تستخدم المؤسسات برامج لمراقبة استخدام الموظفين لأجهزة الكمبيوتر. وقد يشمل ذلك تتبع المواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها، والتطبيقات المستخدمة، والوقت الذي يقضيه الموظفون في أداء المهام المختلفة. بل إن بعض البرامج قادرة على التقاط لقطات شاشة أو تسجيل ضغطات المفاتيح.
• مراقبة البريد الإلكتروني والإنترنت: يجوز لأصحاب العمل مراقبة استخدام الموظفين للبريد الإلكتروني والإنترنت للتأكد من عدم انخراطهم في سلوك غير لائق أو إضاعة وقت الشركة. ويمكن أن يساعد ذلك أيضًا في منع حدوث خروقات أمنية.
  
  مراقبة المكالمات الهاتفية: في وظائف خدمة العملاء، يجوز تسجيل المكالمات الهاتفية ومراقبتها لأغراض ضمان الجودة. ويمكن أن يساعد ذلك في تحسين خدمة العملاء وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تدريب الموظفين فيها.
• المراقبة بالفيديو: في أماكن العمل الفعلية، يمكن استخدام كاميرات الفيديو لمراقبة سلوك الموظفين وضمان السلامة والأمن.
• التتبع عبر نظام تحديد المواقع العالمي (GPS): بالنسبة للوظائف التي تنطوي على السفر أو العمل الميداني، يجوز لأصحاب العمل استخدام أجهزة GPS لتتبع مواقع الموظفين.
• تتبع الوقت: غالبًا ما يستخدم أرباب العمل برامج تتبع الوقت لمراقبة أوقات دخول الموظفين وخروجهم، ومدة استراحاتهم، والوقت الإجمالي الذي يقضونه في العمل.
• مراقبة الإنتاجية: تتضمن هذه العملية تتبع إنجازات الموظفين. على سبيل المثال، عدد المهام التي ينجزها الموظف في اليوم، أو حجم المبيعات التي يحققها.
• مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي: يقوم بعض أرباب العمل بمراقبة المنشورات العامة لموظفيهم على وسائل التواصل الاجتماعي. ويمكن أن يساعد ذلك في حماية سمعة الشركة.