قبل الصعود إلى الطائرة

يشير مصطلح "التحضير للانضمام" إلى عملية التواصل مع الموظفين الجدد خلال الفترة الممتدة من قبولهم عرض العمل وحتى تاريخ بدء عملهم الرسمي، بهدف ضمان انتقال سلس إلى المؤسسة من خلال تزويدهم بالمعلومات والموارد والدعم لمساعدتهم على الاستعداد لأداء مهام وظيفتهم الجديدة.

‍

ما المقصود بـ"التحضير للصعود إلى الطائرة"؟

يشير مصطلح "التحضير للانضمام" إلى العملية المنظمة للتواصل مع الموظفين الجدد بعد قبولهم عرض العمل وقبل انضمامهم رسمياً.

ويهدف هذا النهج إلى جعل عملية الانتقال أكثر سلاسة وراحة من خلال توضيح التوقعات والموارد وثقافة الشركة. وبدلاً من انتظار اليوم الأول، تستغل المؤسسات هذه المرحلة لتقديم الأدوات والوثائق والتفاعلات غير الرسمية بهدف التخفيف من التوتر الذي يصاحب اليوم الأول.

عادةً ما تشمل مرحلة ما قبل بدء العمل إرسال رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية، ومشاركة كتيبات الموظفين، وتعيين الموجهين، وأحيانًا إتمام الإجراءات الورقية رقميًّا. وعندما تتم هذه الخطوات بشكل صحيح، فإنها تساهم في تحسين معدلات الاحتفاظ بالموظفين في المراحل المبكرة وترسي أجواءً إيجابية منذ البداية.

لماذا يعتبر الإعداد المسبق للصعود إلى الطائرة أمرًا مهمًا؟

يلعب برنامج التهيئة قبل بدء العمل دورًا أساسيًا في الحد من معدل ترك العمل المبكر وزيادة التفاعل. فهو يضمن ألا يُترك الموظفون الجدد في حيرة من أمرهم بعد قبول العرض.

يبني ثقة وتواصلًا مبكرين مع المؤسسة.
يقلل من التوتر والارتباك في اليوم الأول.
يحسّن الإنتاجية من خلال إعداد الموظفين مسبقًا.
يقلل من معدلات عدم الحضور قبل اليوم الأول.
يعزز ثقافة الشركة منذ البداية.
يزيد من الحماس والثقة لدى الموظفين الجدد.
يساعد فرق تكنولوجيا المعلومات والإدارة على تجهيز المعدات وتجهيز بيانات تسجيل الدخول.

من المسؤول عن إجراءات ما قبل الصعود إلى الطائرة؟

تعد عملية التحضير للانضمام إلى الشركة مسؤولية مشتركة بين قسم الموارد البشرية ومديري التوظيف، وأحيانًا فرق تكنولوجيا المعلومات أو الإدارية.

تقوم إدارة الموارد البشرية بوضع وإدارة عملية الاستعداد للانضمام إلى الشركة.
يقدم مديرو التوظيف معلومات خاصة بالفريق أو يقومون بتقديم أعضاء الفريق.
يقوم قسم تكنولوجيا المعلومات/الإدارة بتجهيز حقوق الوصول والأدوات والمساحة المكتبية (إن أمكن).
يمكن تعيين أصدقاء أو مرشدين لتقديم الدعم غير الرسمي.
كما يلعب الموظفون أنفسهم دورًا في إنجاز المهام أو الاستفادة من الموارد المشتركة.

متى ينبغي أن يبدأ الإعداد للصعود إلى الطائرة؟

ينبغي أن تبدأ مرحلة ما قبل الانضمام فور قبول العرض. فكلما بدأت العملية مبكراً، زادت فرصة جذب الموظف الجديد والاحتفاظ به.

ابدأ فور توقيع المرشح على عرض العمل.
استمر حتى اليوم الأول للموظف.
استخدم التذكيرات والاتصالات المتباعدة خلال الفترة التي تسبق الانضمام.
من الأفضل أن تكون هذه الفترة من أسبوع إلى أسبوعين قبل الانضمام، حسب فترة الإشعار المسبقة.

أين تتم عملية الصعود المسبق إلى الطائرة؟

تتم عملية التهيئة المسبقة في الغالب رقميًا عبر البريد الإلكتروني أو منصات الموارد البشرية أو أدوات التهيئة. أما بالنسبة للموظفين المحليين، فيمكن إجراء بعض الإجراءات المباشرة في المكتب.

رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية والبوابات الإلكترونية
رسائل فيديو أو لقاءات افتراضية
شبكة الإنترنت الداخلية للشركة أو تطبيق التوجيه
لقاءات الفريق لتناول القهوة وجهًا لوجه (اختياري)
قوائم مراجعة رقمية لعمليات إرسال النماذج

كيف تتم عملية الصعود المسبق إلى الطائرة؟

يعتمد برنامج "التحضير للانضمام" على سلسلة من التفاعلات الموجهة المصممة لتسهيل عملية الانتقال. وهو يجمع بين المعلومات والأدوات والتفاعل التفاعلي من أجل إعداد الموظف.

أرسل رسالة بريد إلكتروني ترحيبية تتضمن تاريخ الانضمام واسم المدير وقائمة المهام.
شارك المستندات مثل كتيبات السياسات، ومقدمات الفرق، والمواد التدريبية.
توفير إمكانية تسجيل الدخول إلى المنصات الرئيسية مثل البريد الإلكتروني أو نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) أو Slack.
حدد التوقعات بشأن جدول أعمال اليوم الأول وقواعد الشركة.
قدم جولة افتراضية أو فيديو تعريفي عن ثقافة الشركة.
عيّن زميلاً أو مرشداً للإجابة على الأسئلة غير الرسمية.
يرجى التواصل مع قسم الموارد البشرية في حالة وجود أي استفسارات أو حصول أي مشكلات تستدعي تصعيدها.
تشجيع المشاركة من خلال الاستطلاعات أو رسائل الترحيب الصادرة عن القيادة.

ما هي فوائد برنامج الإعداد المسبق للانضمام إلى الشركة بالنسبة للموظفين وقسم الموارد البشرية؟

تعود مرحلة ما قبل الانضمام بالفائدة على طرفي عملية التوظيف من خلال تعزيز الاستعداد والمعنويات والنتائج على المدى الطويل.

للموظفين:

يقلل من القلق بشأن مكان العمل الجديد
يتيح الوقت لفهم السياسات والتوقعات
يساعد على بناء العلاقات في المراحل المبكرة وتعزيز الترابط بين أعضاء الفريق
يجعل اليوم الأول أكثر سلاسة وأقل إرهاقًا

للموارد البشرية/أصحاب العمل:

يقلل من احتمالية التسرب المبكر من الدراسة
يحسّن سرعة وكفاءة عملية تأهيل الموظفين الجدد
يتيح إعداد الخلفية مثل المعدات أو بطاقات الهوية أو بيانات تسجيل الدخول
يعزز صورة العلامة التجارية للشركة من خلال الترحيب الحار

ما الذي يجب أن تتضمنه إجراءات ما قبل الصعود إلى الطائرة؟

تشمل قائمة المراجعة الشاملة قبل الانضمام إلى الشركة الجوانب المتعلقة بالوثائق والتواصل والوصول والمشاركة.

تأكيد خطاب العرض والوثائق الرقمية
رسالة ترحيب عبر البريد الإلكتروني من قسم الموارد البشرية أو مدير التوظيف
كتيب أو مواد توجيهية
بيانات اعتماد الدخول وإعدادات تكنولوجيا المعلومات
جدول أعمال اليوم الأول أو جدول الانضمام
تقديم أعضاء الفريق أو توزيع المرافقين
فيديو ترحيبي قصير أو رسالة من الإدارة

ما هي الأنواع المختلفة لعمليات الصعود المسبق؟

قد تختلف إجراءات ما قبل التعيين باختلاف حجم الشركة وموقعها والوظيفة. وفيما يلي بعض الأنواع الشائعة المستخدمة في المؤسسات.

التحضير للالتحاق بالعمل مع التركيز على المستندات: يركز على استكمال نماذج الموارد البشرية والأوراق الرسمية
التحضير للصعود إلى الطائرة باستخدام التكنولوجيا: استخدام الأدوات الرقمية أو التطبيقات لأتمتة العملية
التعريف الثقافي قبل بدء العمل: يركز على تعريف الموظفين بقيم الشركة وثقافتها
التحضير للانضمام بقيادة المدير: يتضمن التواصل الشخصي والتأهيل الخاص بالوظيفة من قِبلمدير التوظيف‍
التحضير التفاعلي للانضمام إلى الشركة: يتضمن اجتماعات افتراضية للفريق، أو استطلاعات الرأي، أو مهام صغيرة لإشراك الموظفين في مرحلة مبكرة

ما هي أفضل الممارسات في مرحلة ما قبل الانضمام إلى الشركة؟

ولكي تكون عملية ما قبل الانضمام فعالة، يجب أن تكون بسيطة وإنسانية ومتسقة.

ابدأ التواصل في وقت مبكر وحافظ على الاتساق
تجنب الإفراط في المعلومات — وزع الرسائل على فترات متباعدة
قم بتخصيص التجربة باستخدام اسم الموظف ووظيفته
استخدم الأدوات الآلية في المهام الروتينية، مع الحفاظ على العناصر البشرية
جمع التعليقات لتحسين تجربة ما قبل الانضمام إلى الشركة بمرور الوقت

كيف يمكن للموظفين الاستفادة القصوى من مرحلة ما قبل الانضمام إلى الشركة؟

كما يُعد برنامج الإعداد للانضمام فرصة للموظفين للتحضير وتوضيح التوقعات قبل انضمامهم.

اقرأ جميع المستندات التي تمت مشاركتها واطرح أسئلة
تواصل مع الزميل أو المدير المخصص لك
اكتشف قيم الشركة وحضورها على وسائل التواصل الاجتماعي
قم بإعداد أدوات تكنولوجيا المعلومات أو بيانات تسجيل الدخول مسبقًا
إعداد المستندات أو الشهادات التي تطلبها إدارة الموارد البشرية
انضم إلى أي فعاليات افتراضية اختيارية قبل الانضمام أو جلسات تعريف بالفريق

اكتشف كيف Empuls تساعد مؤسستك