Pra-penerbangan

Pre-boarding merujuk pada proses berinteraksi dengan karyawan baru antara saat mereka menerima tawaran pekerjaan hingga tanggal mulai kerja resmi mereka, guna memastikan transisi yang lancar ke dalam organisasi dengan memberikan informasi, sumber daya, dan dukungan untuk membantu mereka mempersiapkan diri menghadapi peran baru mereka.

‍

Apa itu pre-boarding?

Pre-boarding mengacu pada proses terstruktur untuk berinteraksi dengan karyawan baru setelah mereka menerima tawaran pekerjaan, namun sebelum mereka resmi bergabung.

Tujuannya adalah untuk membuat proses transisi berjalan lebih lancar dan ramah dengan memberikan kejelasan mengenai ekspektasi, sumber daya, dan budaya perusahaan. Alih-alih menunggu hingga Hari Pertama, organisasi memanfaatkan fase ini untuk memperkenalkan berbagai alat, dokumen, dan interaksi informal guna mengurangi rasa cemas di hari pertama.

Proses pra-orientasi biasanya mencakup pengiriman email selamat datang, penyampaian buku panduan karyawan, penunjukan mentor, dan terkadang pengisian dokumen secara digital. Jika dilakukan dengan benar, hal ini dapat meningkatkan tingkat retensi pada tahap awal dan menciptakan suasana yang positif sejak awal.

Mengapa proses pra-penerbangan itu penting?

Program orientasi awal memainkan peran penting dalam mengurangi tingkat pengunduran diri dini dan meningkatkan keterlibatan. Program ini memastikan karyawan baru tidak dibiarkan kebingungan setelah menerima tawaran kerja.

Membantu membangun kepercayaan dan ikatan sejak dini dengan organisasi.
Mengurangi stres dan kebingungan di hari pertama.
Meningkatkan produktivitas dengan mempersiapkan karyawan sejak dini.
Mengurangi tingkat ketidakhadiran sebelum Hari Pertama.
Memperkuat budaya perusahaan sejak dini.
Meningkatkan antusiasme dan kepercayaan diri di kalangan karyawan baru.
Membantu tim TI dan administrasi menyiapkan peralatan dan akun login.

Siapa yang bertanggung jawab atas proses pra-penerbangan?

Proses pra-penerimaan merupakan tanggung jawab bersama antara bagian SDM, manajer perekrutan, dan terkadang tim TI atau administrasi.

Bagian SDM menyusun dan mengelola proses pra-penerimaan karyawan.
Manajer Perekrutan memberikan informasi atau pengenalan khusus mengenai tim.
Bagian TI/Administrasi menyiapkan akses, perangkat, dan ruang kantor (jika ada).
Teman sebaya atau mentor dapat ditunjuk untuk memberikan dukungan informal.
Para karyawan sendiri juga berperan dalam menyelesaikan tugas atau memanfaatkan sumber daya bersama.

Kapan proses pra-penerbangan harus dimulai?

Proses orientasi awal sebaiknya dimulai segera setelah tawaran kerja diterima. Semakin cepat proses ini dimulai, semakin besar peluang untuk melibatkan dan mempertahankan karyawan baru tersebut.

Mulailah segera setelah kandidat menandatangani surat penawaran.
Lanjutkan hingga hari pertama karyawan tersebut bekerja.
Gunakan pengingat dan komunikasi yang dijadwalkan secara berkala selama masa pra-pendaftaran.
Idealnya, luangkan waktu 1 hingga 2 minggu sebelum mulai bekerja, tergantung pada masa pemberitahuan.

Di mana proses pra-penerbangan dilakukan?

Proses pra-orientasi umumnya dilakukan secara digital melalui email, platform SDM, atau alat bantu orientasi. Untuk karyawan yang direkrut secara lokal, interaksi langsung di kantor tetap dimungkinkan.

Email selamat datang dan portal
Pesan video atau sesi temu sapa virtual
Intranet perusahaan atau aplikasi orientasi karyawan baru
Pertemuan santai tim sambil minum kopi secara langsung (opsional)
Daftar periksa digital untuk pengiriman formulir

Bagaimana cara kerja proses pra-penerbangan?

Proses pra-orientasi kerja dilakukan melalui serangkaian interaksi yang dipandu, yang dirancang untuk mempermudah masa transisi. Proses ini memadukan informasi, alat bantu, dan keterlibatan untuk mempersiapkan karyawan.

Kirimkan email selamat datang yang berisi tanggal bergabung, nama atasan, dan daftar periksa.
Bagikan dokumen seperti buku pedoman kebijakan, profil tim, dan materi pelatihan.
Berikan akses masuk ke platform-platform utama seperti email, HRMS, atau Slack.
Jelaskan harapan terkait jadwal hari pertama dan aturan perusahaan.
Sediakan tur virtual atau video pengenalan tentang budaya perusahaan.
Tunjuk seorang rekan atau mentor untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan santai.
Silakan hubungi tim HR jika ada pertanyaan atau masalah yang perlu ditindaklanjuti.
Dorong keterlibatan melalui survei atau pesan sambutan dari pimpinan.

Apa saja manfaat program orientasi awal bagi karyawan dan departemen SDM?

Program pra-kerja memberikan manfaat bagi kedua belah pihak dalam proses perekrutan dengan meningkatkan kesiapan, semangat kerja, dan hasil jangka panjang.

Bagi Karyawan:

Mengurangi rasa cemas terkait tempat kerja yang baru
Memberikan waktu untuk memahami kebijakan dan harapan
Membantu membangun hubungan awal dan kekompakan tim
Membuat hari pertama berjalan lebih lancar dan tidak terlalu membebani

Untuk Bagian SDM/Pemberi Kerja:

Mengurangi kemungkinan putus sekolah dini
Meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses orientasi karyawan baru
Memungkinkan pengaturan backend seperti peralatan, kartu identitas, atau proses masuk
Meningkatkan citra merek perusahaan melalui sambutan yang hangat

Apa saja yang harus dimasukkan dalam proses pra-penerbangan?

Daftar periksa pra-penerimaan yang komprehensif mencakup dokumen, komunikasi, akses, dan keterlibatan.

Konfirmasi surat penawaran dan dokumentasi digital
Email selamat datang dari Bagian SDM atau manajer perekrutan
Buku panduan atau materi orientasi
Kredensial akses dan konfigurasi TI
Agenda hari pertama atau jadwal kehadiran
Perkenalan tim atau penugasan pasangan
Video sambutan singkat atau pesan dari pimpinan

Apa saja jenis-jenis pra-penerbangan?

Proses pra-penerimaan karyawan dapat bervariasi tergantung pada ukuran perusahaan, lokasi, dan jabatan. Berikut adalah beberapa jenis yang umum diterapkan di berbagai organisasi.

Pra-orientasi yang berfokus pada dokumen: Berpusat pada pengisian formulir dan dokumen SDM
Pra-penerbangan berbasis teknologi: Menggunakan alat digital atau aplikasi untuk mengotomatiskan proses tersebut
Orientasi budaya sebelum bergabung: Berfokus pada pengenalan nilai-nilai dan budaya perusahaan
Orientasi awal yang dipimpin oleh manajer: Meliputi komunikasi langsung dan orientasi yang disesuaikan dengan peran dari manajer perekrutan‍
Pra-orientasi interaktif: Meliputi rapat tim virtual, survei, atau tugas-tugas singkat untuk melibatkan karyawan sejak dini

Apa saja praktik terbaik dalam proses pra-penerimaan karyawan?

Agar proses pra-penerbangan berjalan efektif, proses tersebut harus sederhana, ramah, dan konsisten.

Mulailah berkomunikasi sejak dini dan tetaplah konsisten
Hindari kelebihan informasi—berikan jeda antar pesan
Sesuaikan pengalaman tersebut dengan menggunakan nama dan jabatan karyawan
Gunakan alat otomatis untuk tugas-tugas rutin, tetapi tetap pertahankan interaksi manusia
Kumpulkan masukan untuk terus meningkatkan pengalaman pra-penerbangan

Bagaimana cara karyawan memanfaatkan masa pra-orientasi dengan sebaik-baiknya?

Proses pra-pekerjaan juga merupakan kesempatan bagi karyawan untuk mempersiapkan diri dan memperjelas ekspektasi sebelum mulai bekerja.

Baca semua dokumen yang dibagikan dan ajukan pertanyaan
Hubungi rekan kerja atau manajer yang ditugaskan
Pelajari nilai-nilai perusahaan dan kehadiran di media sosial
Siapkan alat TI atau detail login terlebih dahulu
Siapkan dokumen atau sertifikat yang diminta oleh Bagian SDM
Ikuti acara virtual pra-perekrutan atau sesi perkenalan tim yang bersifat opsional

Pelajari bagaimana Empuls membantu organisasi Anda