Autoservicio para empleados

¿De qué maneras se puede sacar partido al autoservicio para empleados?

• Fácil de usar
• Personalizar
• Seguimiento

1. Fácil de usar: La clave para que los usuarios adopten un sistema es su facilidad de uso. Un portal de autoservicio de gestión de recursos humanos que esté desactualizado, sea poco intuitivo y confuso puede hacer más daño que bien.
   
   Debes buscar un sistema que ofrezca un portal fácil de usar con una interfaz limpia e intuitiva, una disposición lógica de los botones, iconos fácilmente reconocibles, un lenguaje familiar y una navegación sencilla.
   
   Algunos productos incluso ofrecen una guía integrada en la plataforma para ayudar a los usuarios a familiarizarse con el diseño.
   
   Además, la mayoría de los empleados no están muy versados en la jerga técnica ni en las complejidades que hay detrás de sus solicitudes. Por lo tanto, es aconsejable elegir una plataforma que solo requiera acciones esenciales. Al consolidar diversas funciones, como finanzas, RR. HH. y TI, en un portal unificado de autoservicio para empleados, estos disponen de un único punto de contacto, fácil de usar, para cualquier solicitud de asistencia o servicio.

2. Personalización: esto es fundamental para garantizar una experiencia de marca positiva y coherente. El portal no solo debe estar en consonancia con la imagen de marca de su organización, sino que también debe ofrecer opciones de configuración para que la interacción de cada empleado sea única.
   
   Para mejorar la relevancia, puede evaluar el comportamiento pasado de un empleado, como los servicios solicitados o sus preferencias laborales. Por ejemplo, si un empleado utiliza con frecuencia una función específica, esta debería aparecer de forma más destacada en su lista de selección.
   
   También puede crear itinerarios de aprendizaje y mensajes personalizados que se adapten a públicos específicos, ya sea un equipo o un individuo, para ofrecer una experiencia más personalizada.

3. Seguimiento: Mantener una comunicación fluida de principio a fin, con un seguimiento continuo de las solicitudes de servicio, ayuda a evitar que se pasen por alto detalles importantes. Los empleados deben poder utilizar el portal para comprobar el estado de sus solicitudes, ver los plazos de entrega previstos y evaluar diferentes escenarios de trabajo.

Una vez atendida la solicitud, una plataforma integrada de autoservicio para empleados (ESS) le permite evaluar la calidad del servicio a través de formularios de comentarios y encuestas automatizadas, lo que garantiza que todo el proceso sea transparente y eficiente.

¿Quién suele utilizar los sistemas de autoservicio para empleados dentro de una organización?

Los sistemas de autoservicio para empleados son utilizados principalmente por los propios empleados. Estos sistemas están diseñados para permitir a cada empleado acceder y gestionar su información personal de recursos humanos y relacionada con el trabajo.

Esto incluye tareas como actualizar la información personal, consultar las nóminas, solicitar permisos y acceder a la información sobre prestaciones. Los administradores y responsables de RR. HH. también pueden utilizar estos sistemas para tramitar y aprobar las solicitudes de los empleados.

¿En qué casos puede resultar útil un portal de autoservicio para empleados?

El portal de autoservicio para empleados puede resultar beneficioso de las siguientes maneras:

• Garantiza que los expedientes de los empleados estén actualizados
• Gestionar el tiempo de forma proactiva
• Control preciso del tiempo y de las nóminas
• Hace que los empleados estén más contentos

1. Garantiza que los registros de los empleados estén actualizados: un sistema de autoservicio para empleados simplifica el papeleo a los responsables, ya que permite a los empleados actualizar ellos mismos su información personal.
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   Un sistema como Keka ofrece informes que proporcionan una visión general de cuánta información de los empleados se ha completado. Esta función te permite recordar a los empleados que completen sus datos personales cuando sea necesario.

2. Gestiona el tiempo de forma proactiva: ¿Tus empleados siguen teniendo que rellenar formularios o enviar correos electrónicos para solicitar días libres? Con el Autoservicio para Empleados (ESS), ya no es necesario buscar las fechas solicitadas entre montones de correos electrónicos. En su lugar, puede disfrutar de la comodidad de un software de gestión de ausencias.
   
   A lo largo de todo el proceso, las alertas por correo electrónico mantienen informadas a todas las partes implicadas. Comienza tan pronto como un empleado envía una solicitud de permiso y continúa hasta que se toma una decisión. Además, los registros de permisos se actualizan automáticamente y están disponibles para las personas pertinentes.

3. Control preciso del tiempo y de las nóminas: ¿Recuerdas aquellos días en los que lidiar con hojas de asistencia incompletas y con empleados que se olvidaban de fichar la salida era un quebradero de cabeza habitual?
   
   Pues bien, ahora, con el software de autoservicio para el control de horarios y asistencia, los empleados pueden rellenar rápidamente sus hojas de horas tan pronto como se les recuerde y realizar las actualizaciones necesarias en sus saldos. Disponer de hojas de horas completas y precisas también ayuda a evitar errores en el procesamiento de nóminas.

4. Aumenta la satisfacción de los empleados: con el ESS en funcionamiento, los empleados pueden encargarse de tareas como planificar sus vacaciones anuales, llevar un control de su horario y actualizar su información personal.
   
   Atrás quedaron los días en los que los empleados tenían que lidiar con montones de papeleo o ponerse en contacto con varias personas para obtener información. Ahora, pueden encontrar rápidamente respuestas a sus consultas con solo unos clics, gracias al autoservicio para empleados. Este enfoque eficiente les permite aprovechar mejor sus horas de trabajo.
5. Un sistema único y centralizado: lidiar con trámites en papel y bandejas de entrada desbordadas al corregir errores puede ser una tarea tediosa que consume mucho tiempo. Por otro lado, contar con una plataforma centralizada para realizar correcciones de forma rápida y eficiente te ahorrará un tiempo muy valioso.
   
   No tendrá que verse envuelto en el proceso de ida y vuelta de reimprimir documentos o recuperar correos electrónicos. Un sistema de autoservicio para empleados mantiene toda la información necesaria centralizada en una única y cómoda ubicación.

¿Cómo se utiliza el autoservicio para empleados en las organizaciones?

Las solicitudes de permisos se pueden enviar fácilmente a los supervisores con un solo clic y se aprueban rápidamente. Gracias al autoservicio para empleados, ya no es necesario recurrir a RR. HH. ni imprimir las solicitudes de permisos, como se hacía antes.

Llevar un control de las horas de trabajo y calcular las horas extras es ahora pan comido. ESS calcula automáticamente las horas extras en función de las horas de trabajo previstas de cada empleado, lo que elimina la necesidad de que el departamento de RR. HH. tenga que gestionar las consultas sobre horas extras.

La principal ventaja del autoservicio para empleados es que permite a estos gestionar y actualizar su propia información personal. Esto significa que los empleados pueden realizar los cambios ellos mismos, lo que reduce la carga de trabajo del departamento de RR. HH. y mejora la precisión de los datos dentro de la empresa.