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Antes del embarque
La incorporación previa es el proceso de interacción con los nuevos empleados desde el momento en que aceptan una oferta de trabajo hasta su fecha oficial de incorporación, con el fin de garantizar una transición fluida a la organización, proporcionándoles información, recursos y apoyo para ayudarles a prepararse para su nuevo puesto.
¿Qué es el preembarque?
La «preincorporación» se refiere al proceso estructurado de interactuar con los nuevos empleados una vez que han aceptado una oferta de trabajo, pero antes de que se incorporen oficialmente.
Su objetivo es facilitar la transición y hacerla más acogedora, ofreciendo claridad sobre las expectativas, los recursos y la cultura de la empresa. En lugar de esperar al primer día, las organizaciones aprovechan esta fase para presentar herramientas, documentos e interacciones informales con el fin de reducir la ansiedad del primer día.
La fase previa a la incorporación suele consistir en enviar correos electrónicos de bienvenida, facilitar los manuales del empleado, asignar mentores y, en ocasiones, tramitar los trámites administrativos de forma digital. Si se lleva a cabo correctamente, mejora la retención inicial y crea un ambiente positivo desde el principio.
¿Por qué es importante el preembarque?
La fase previa a la incorporación desempeña un papel fundamental a la hora de reducir la rotación temprana y aumentar el compromiso. Garantiza que los nuevos empleados no se queden desinformados tras aceptar la oferta.
- Fomenta la confianza y el vínculo con la organización desde el principio.
- Reduce el estrés y la confusión del primer día.
- Mejora la productividad al preparar a los empleados con antelación.
- Reduce las tasas de ausencias sin previo aviso antes del primer día.
- Consolida la cultura de la empresa desde el principio.
- Aumenta el entusiasmo y la confianza entre los nuevos empleados.
- Ayuda a los equipos de TI y de administración a preparar los equipos y las credenciales de acceso.
¿Quién se encarga del preembarque?
La incorporación previa es una responsabilidad compartida entre el departamento de Recursos Humanos, los responsables de contratación y, en ocasiones, los equipos de TI o de administración.
- El departamento de Recursos Humanos se encarga de crear y gestionar el proceso de preincorporación.
- Los responsables de contratación proporcionan información específica sobre el equipo o presentan a los miembros del mismo.
- El departamento de TI/Administración se encarga de configurar los accesos, las herramientas y el espacio de oficina (si procede).
- Se pueden asignar compañeros o mentores para ofrecer apoyo informal.
- Los propios empleados también desempeñan un papel a la hora de realizar tareas o utilizar los recursos compartidos.
¿Cuándo debe comenzar el preembarque?
La preparación previa a la incorporación debe comenzar inmediatamente después de que se acepte la oferta. Cuanto antes se inicie el proceso, mayores serán las posibilidades de captar y retener al nuevo empleado.
- Empieza tan pronto como el candidato firme la oferta.
- Sigue hasta el primer día de trabajo del empleado.
- Utiliza recordatorios y comunicaciones espaciadas durante el periodo previo a la inscripción.
- Lo ideal es que el periodo de preaviso sea de entre una y dos semanas antes de incorporarse, dependiendo del plazo de preaviso.
¿Dónde se realiza el preembarque?
La fase previa a la incorporación se lleva a cabo principalmente de forma digital, a través del correo electrónico, plataformas de RR. HH. o herramientas de incorporación. En el caso de las contrataciones locales, es posible realizar algunos trámites presenciales en la oficina.
- Correos electrónicos de bienvenida y portales
- Mensajes de vídeo o encuentros virtuales
- Intranet de la empresa o aplicación de incorporación
- Reuniones informales para tomar un café con el equipo (opcional)
- Listas de verificación digitales para el envío de formularios
¿Cómo funciona el preembarque?
La preparación previa a la incorporación se basa en una serie de interacciones guiadas diseñadas para facilitar la transición. Combina información, herramientas y participación para preparar al empleado.
- Envía un correo electrónico de bienvenida con la fecha de incorporación, el nombre del responsable y la lista de tareas.
- Comparte documentos como manuales de políticas, presentaciones del equipo y materiales de formación.
- Proporciona acceso de inicio de sesión a plataformas clave como el correo electrónico, el sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) o Slack.
- Establece las expectativas sobre el horario del primer día y las normas de la empresa.
- Ofrece una visita virtual o un vídeo de presentación de la cultura de la empresa.
- Asigna a un compañero o mentor para que responda a las preguntas informales.
- Comparte los datos de contacto del departamento de RR. HH. para cualquier duda o asunto que requiera atención prioritaria.
- Fomenta la participación mediante encuestas o mensajes de bienvenida por parte de la dirección.
¿Cuáles son las ventajas de la formación previa a la incorporación para los empleados y el departamento de RR. HH.?
La preparación previa a la incorporación beneficia a ambas partes del proceso de contratación, ya que mejora la preparación, la motivación y los resultados a largo plazo.
Para los empleados:
- Reduce la ansiedad ante el nuevo lugar de trabajo
- Da tiempo para comprender las políticas y las expectativas
- Ayuda a establecer relaciones desde el principio y a crear vínculos dentro del equipo
- Hace que el primer día sea más llevadero y menos abrumador
Para el departamento de RR. HH. y los empleadores:
- Reduce la probabilidad de que los alumnos abandonen los estudios prematuramente
- Mejora la rapidez y la eficiencia de la incorporación
- Permite configurar elementos del backend, como equipos, tarjetas de identificación o inicios de sesión
- Mejora la imagen de marca del empleador mediante una cálida bienvenida
¿Qué debe incluir un proceso previo a la incorporación?
Una buena lista de comprobación previa a la incorporación debe incluir aspectos relacionados con la documentación, la comunicación, el acceso y la implicación.
- Confirmación de la carta de oferta y documentación digital
- Correo electrónico de bienvenida del departamento de Recursos Humanos o del responsable de contratación
- Manual o material de orientación
- Credenciales de acceso y configuración informática
- Programa del primer día o horario de participación
- Presentación de los equipos o asignación de compañeros
- Un breve vídeo de bienvenida o un mensaje de los responsables
¿Cuáles son los diferentes tipos de preembarque?
El proceso de incorporación previa puede variar en función del tamaño de la empresa, su ubicación y el puesto. A continuación se enumeran algunos tipos habituales que se utilizan en las organizaciones.
- Preparación previa a la incorporación centrada en la documentación: se centra en rellenar los formularios y la documentación de RR. HH.
- Preincorporación basada en la tecnología: utiliza herramientas digitales o aplicaciones para automatizar el proceso
- Formación cultural previa a la incorporación: se centra en presentar los valores y la cultura de la empresa
- Preparación previa a la incorporación dirigida por el responsable de contratación: implica un contacto personal y una incorporación específica para el puesto por parte del responsable decontratación
- Incorporación interactiva previa: consiste en reuniones virtuales de equipo, encuestas o pequeñas tareas para involucrar a los empleados desde el principio
¿Cuáles son las mejores prácticas para la fase previa a la incorporación?
Para que la fase previa al embarque sea eficaz, el proceso debe ser sencillo, humano y coherente.
- Empieza a comunicarte desde el principio y sé coherente
- Evita la sobrecarga de información: espacia los mensajes
- Personaliza la experiencia utilizando el nombre y el cargo del empleado
- Utiliza herramientas automatizadas para las tareas rutinarias, pero mantén los puntos de contacto humanos
- Recopilar opiniones para mejorar la experiencia previa a la incorporación con el tiempo
¿Cómo pueden los empleados sacar el máximo partido a la fase previa a la incorporación?
La fase previa a la incorporación también ofrece a los empleados la oportunidad de prepararse y aclarar sus expectativas antes de incorporarse.
- Lee todos los documentos compartidos y haz preguntas
- Ponte en contacto con el compañero o el responsable que se te haya asignado
- Descubre los valores de la empresa y su presencia en las redes sociales
- Configura con antelación las herramientas informáticas o los datos de acceso
- Prepara los documentos o certificados que te solicite el departamento de Recursos Humanos
- Participa en cualquier evento virtual previo a la incorporación o en las presentaciones de los equipos
